Les 3 démarches indispensables pour travailler en Espagne

Je vais travailler en Espagne : de quoi ai-je besoin en termes de papiers ?

Vous allez travailler en Espagne et vous vous demandez quelles sont les démarches indispensables à effectuer pour pouvoir travailler rapidement ?

De prime abord, si vous recherchez un travail en tant que salarié ou si vous allez travailler comme salarié employé, nous pouvons déjà vous recommander les démarches suivantes :

1. Sécurité Sociale (« Asignación del Numero de Seguridad Social »)
2. NIE (« Numero de Identificación de Extranjero »)
3. Certificat Digital (« Certificado Digital »)

1- Première étape pour travailler en Espagne : Votre numéro de Sécurité Sociale

Il faut savoir que pour commencer à travailler, votre employeur vous demandera un numéro de Sécurité Sociale. C’est la condition vraiment indispensable pour pouvoir travailler. Pour être en conformité au droit du travail, l’employeur doit informer la Seguridad Social qu’un nouveau salarié va cotiser à la Sécurité Sociale.  Il doit vous « mettre de alta ». Ainsi il cotisera également pour vous à travers les charges salariales prélevées à la source.

Attention le simple fait que vous ayez un numéro de sécurité sociale ne signifie pas que vous cotisiez ou que vous avez des droits d’assistance sanitaire. Autrement dit, le fait d’avoir un numéro ne vous permet pas de bénéficier de soins ou consultations gratuites même en urgence.  Si vous n’avez pas cotisé ou si vous n’avez pas suffisamment cotisé, vous devrez régler les soins.

Vous pouvez avoir un numéro et ce numéro reste « dormant » durant une certaine période.

Nous expliquons le système de santé publique dans un autre article de notre blog : "Le système de santé en Espagne : public ou privé ?"

En temps normal, vous pouvez obtenir ce numéro de Seguridad Social soit avant, soit après avoir obtenu le NIE. (Exception au commissariat de Madrid où le numéro de Seguridad Social doit être obtenu en 1^er lieu pour présenter la demande de NIE).

2- Deuxième étape pour travailler en Espagne : le NIE

Pour être en conformité avec la loi, vous devez fournir un numéro NIE soit au démarrage de la relation contractuelle, soit dans un délai de 30 jours après le démarrage du contrat. C’est une obligation légale de votre employeur pour vous fournir un contrat de travail. Or pour enregistrer le contrat de travail auprès du Ministerio del trabajo, migraciones y seguridad social, un numéro NIE est demandé.

Souvent les entreprises ou employeurs ne connaissent pas ce principe de droit et pourront vous indiquer de manière assez basique : « pas de NIE, pas de travail ».

Pour demander un NIE, il est indispensable de motiver la demande. Dans ce cas, le motif reposera sur la proposition d’embauche d’une société ou sur le fait que votre employeur vous a déjà enregistré (« dado de alta ») à la Sécurité Sociale.

Que se passe-t-il si vous n’avez pas obtenu le NIE dans les 30 jours du démarrage de votre travail ?

3 possibilités soit :

• il ne se passe rien
• votre RH ou employeur reçoit un message du Ministerio del Trabajo lui rappelant la nécessité d’avoir un numéro NIE à fournir pour cet employé suspendant votre contrat de travail
• le calcul de vos prélèvements salariaux (part salariale) est fait sur une base non-résident nettement plus élevée que la base résident

Qu’il soit administratif (NIE blanc) ou définitif (NIE vert – certificat de résidence), les types de 2 NIE vous permettent de travailler sans distinction. Peu importe si vous l’avez obtenu sur un autre motif (résidence non lucrative, conjoint de travailleur, …), un NIE vous permettra de travailler. Selon le type de NIE, il pourra avoir des incidences sur le montant des charges prélevés ou sur le type de démarches possibles mais il ne vous empêchera pas de travailler.

Vous retrouverez toute l’information indispensable sur le NIE sur cet article : "Tous les secrets pour obtenir votre NIE à Barcelone"

3- Troisième étape pour travailler en Espagne : le certificat digital

A l’heure actuelle, compte tenu du confinement récent et des éventualités d’un autre confinement, nous conseillons vivement à toute personne s’installant en Espagne et possédant un NIE d’obtenir son certificat digital. En effet, combien de personnes nous avons eu au téléphone dans une situation compliquée nécessitant de manière urgente une gestion administrative (une carte européenne, un padrón, faire une déclaration de renta, une demande de duplicata de permis…) alors que les bureaux des administrations étaient fermés. C’est toujours dans ce type de cas extrême qu’on prend conscience de la valeur de pouvoir gérer à distance certaines demandes.

Si vous souhaitez avoir le détail sur les possibilités liées au certificat digital, voici un article de notre blog où nous expliquons les 2 possibilités en tant qu’étranger : la ClavePin ou le certificat digital.

A titre d’exemple, à l’heure actuelle où nous écrivons ces lignes, les bureaux de la Sécurité Sociale sont fermées (sans date d’ouverture précise). Le seul moyen d’obtenir un numéro de Sécurité sociale et donc de travailler est de le demander via Certificat Digital. D’où l’aspect indispensable du certificat digital pour travailler rapidement.

Notre recommandation est donc basée sur une expérience quotidienne de facilitation de démarches !!!

Pour nous s’il y a 3 démarches indispensables à faire pour en arrivant ce sont celles-là : NIE, Sécurité Sociale et Certificat Digital !

Dans la même série de manière moins indispensable mais tout de même très recommandé pour travailler en Espagne, nous conseillons 3 autres inscriptions :

1- l’inscription à la Mairie : l’enregistrement à la mairie (Oficina de Atención al Ciudadano) vous permettra d’être recensé et par conséquent de disposer d’un justificatif de domicile.

Cela peut sembler anodin ou superflu quand on vient de l’étranger mais cette démarche de recensement a son intérêt dès lors qu’on doit justifier d’une adresse en Espagne (inscription à l’école, garderie, Cat Salut pour des soins, demande de permis, …). D’ailleurs nous en décrivons l’intérêt dans cet article : "A quoi sert le « Padrón » ? Notre réponse en 4 points"

Cette démarche est considérée comme obligatoire par la Mairie et elle est faisable depuis votre certificat digital.

2- l’inscription à la Cat Salut, la demande de carte individuelle (Tarjeta Sanitaria Individual) et la demande de carte européenne

Votre inscription à la Sécurité sociale ou encore votre cotisation via votre salaire ne vous fait pas bénéficier automatiquement de soins ou de consultations auprès du système sanitaire public !! Il y a une manipulation administrative (une démarche de plus !) à effectuer via l’INSS. Ceci afin que vos droits soient accrédités auprès de la Cat Salut et du centre de santé de votre quartier. En même temps que vous vous inscrivez à la Cat salut, vous pourrez demander votre TSI (Tarjeta Sanitaria Individual). Pour cela, il faudra avoir en main votre padrón (=enregistrement à la mairie).

N’oubliez pas de demander votre carte européenne via le site web de l’INSS (Instituto Nacional de la Tesorería de Seguridad Social) et notamment via votre certificat digital ;-)

3-  l’inscription à votre consulat de pays d’origine

Le 1^er intérêt est de pouvoir vous assister pour un rapatriement en cas de pépin subit en Espagne. Mais également cette inscription vous permettra un duplicata de passeport ou de carte d’identité rapidement. On a toujours besoin du consulat pour des cas d’urgence et donc autant être inscrit. Cela évite un coup de stress en cas de besoin de pièce d’identité après un vol par exemple. Cela n’est pas indispensable pour travailler rapidement sauf si vous avez besoin de papiers pour voyager, pour vous marier, voter ou pour tout simplement faire des démarches.

Si vous souhaitez ne pas vous prendre la tête, que vos priorités ne sont pas administratives, faites appel à des professionnelles expertes de l’installation. Vous bénéficierez de la meilleure information et d’une rapidité d’exécution garantie !

Bref, faites appel à Plug&Play, l’Expatconcierge pour vous servir !!!

Voici les formules des packs « TRAVAILLER RAPIDEMENT »

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A quoi sert le « Padrón » ? Notre réponse en 4 points

Dans le long chemin des démarches administratives, il vous sera très rapidement demandé un « certificado de empadronamiento » (pas facile à prononcer quand on vient d’arriver !) qu’on appelle également « padrón » .

Il s’agit simplement de l’inscription obligatoire au registre de la ville. Il s’obtient à votre Mairie de quartier. C’est une démarche de recensement actif de la part des habitants.

Concrètement un padrón, à quoi cela sert ?

Un volante de empadronamiento est un justificatif de domicile. Aussi ce document va justifier de votre adresse auprès de différentes administrations.

Il est possible d’utiliser des factures à votre nom de gaz ou d’électricité parfois et de manière dérogatoire. Il faut garder en tête justificatif de domicile = empadronamiento.

Il sera demandé dans certaines Oficinas de Extranjería dans la démarche de demande de NIE.  Il est demandé systématiquement pour une demande de TIE (Tarjeta de Identificación de Extranjero) venant d’un citoyen extra-communautaire.

Il ne vous sera pas demandé pour votre affiliation à la sécurité sociale mais dès que vous souhaitez rajouter des bénéficiaires (enfants ou conjoints) ou encore obtenir votre carte d’Assistance Sanitaire (Cat Salut), votre adresse et donc le Padrón déterminera le centre sanitaire qui vous est rattaché.

Toutes les démarches auprès de la DGT du type immatriculer un véhicule, changer une adresse, mettre à jour votre permis de conduire) demandent le padrón notamment quand votre adresse est différente de celle figurant sur votre NIE.

Tous les services de la ville vont vous demander votre padrón : il est indispensable pour inscrire vos enfants à l’école (publique), pour bénéficier de la carte de famille nombreuse, pour bénéficier de certains services ou aides liés à votre situation (transports, handicap,…).

Pour vous inscrire au chômage, vous devrez justifier d’un empadronamiento.

Enfin et évidemment, pour voter aux élections municipales et européennes, il faudra vous inscrire auprès de votre oficina de extranjería.

En plus de son utilité administrative, le « padrón » permet d’importantes réductions, comme l’inscription aux centres multisports ou à des activités culturelles dans votre quartier. A Barcelona, si vous êtes inscrit au registre de la mairie, grâce au pass Gaudir Mes, certaines visites de monuments seront gratuites (le Parc Guell et le Château Montjuic) ou avec des réductions très intéressantes pour la Casa Batlo, la Pedrera…).

Dans certaines villes ou régions, vous pourrez aussi obtenir un tarif spécial résident pour les transports (aux Baléares ou Canaries, réductions pour les résidents insulaires).

Est-ce obligatoire ?

C’est une démarche obligatoire ! 

Rassurez-vous si pour un quelconque motif (votre logement n’est pas inscrit au cadastre ou votre propriétaire ne vous a pas fait signer un contrat de bail : si si cela arrive !!) vous n’avez pas à envisager une amende.

C’est surtout la preuve légale de la date de votre résidence à Barcelone qui pourra vous être très utile en cas de besoin juridique de justifier votre situation en Espagne, de demande d’aides sociales ou municipales. 

Il vous sera demandé pour justifier une date de départ d’une situation fiscale. Le NIE ou l’inscription au consulat de votre pays d’origine en Espagne pourra servir également dans ce cas.

Attention vous ne pouvez être inscrit qu’à une seule adresse.

Une personne inscrite à Madrid ne pourra pas être empadronée à Barcelona (notamment pour éviter les risques de fraude sur certains avantages liés au domicile).

Sachez enfin qu’il est obligatoire d’empadroner son chien animal domestique ;-) Nous ferons un court article à ce sujet dans les prochaines semaines.

Quelle est la différence avec le NIE ?

Le NIE est un numéro d’identification qui provient d’une procédure d’immigration. Le Padron est un recensement citoyen.

L’administration qui régit le NIE est le Ministère de l’intérieur (Police National), c’est-à-dire une administration d’État, tandis que l’administration qui régit le padrón est la Mairie, soit une administration locale. Le NIE vous sert sur tout le territoire espagnol, le padrón vous sert seulement dans la ville où vous vivez.

Qu’est-ce que le certificado de convivencia ?

C’est un document attaché au padrón indiquant les personnes habitant à un même domicile. Ce document est important lorsqu’il faut justifier une vie commune (par exemple dans le cas d’un regroupement familial ou pour rajouter des bénéficiaires liés à votre assistance sanitaire).

Faut-il renouveler le padrón ?

Il vous sera demandé de renouveler votre padrón en même temps que la date d’expiration de votre bail. A l’issue de votre bail vous ne serez plus considéré comme inscrit à la mairie.

Vous pouvez également recevoir une lettre de la Mairie vous demandant de confirmer votre empadronamiento. Il faut absolument le faire car sinon vous serez radié du registre de la mairie.

Comment obtient-on le padrón ?

Dès que vous avez une preuve de votre résidence (contrat de location, certificat de propriété ou attestation de résidence d’un tiers), prenez rendez-vous (cita previa) dans une oficina de ciudadano de votre Mairie.

Venez avec votre contrat de bail, vos preuves de loyer, les actes de naissance pour inscrire vos enfants et demandez rapidement l’inscription au Padrón Municipal qui vous sera demandé et utile en de nombreuses occasions !

Et si vous n’avez pas le temps, pas envie, faites appel à votre service de conciergerie administrative préférée : Barcelona Plug&Play à votre service !

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4 critères pour savoir s'il faut venir avec un véhicule venant de l'étranger

Faut-il venir avec un véhicule venant de l’étranger ?  Comment arbitrer selon 4 critères ?

Nous avons cette question qui revient fréquemment et il est très difficile de répondre par OUI et par NON.

En effet la situation administrative de chacun diffère ainsi la gamme de véhicules qui existe dans la nature est tellement large qu’apporter une réponse péremptoire est impossible.

Au-delà de l’affectation que vous portez à votre véhicule et/ou du kif que vous procure d’avoir tel ou tel véhicule (après 5 ans de Plug&Play, on essaie exactement de quoi on parle à tous nos clients heureux propriétaires de voitures ou autres véhicules à 2 roues), voici donc 4 critères pour vous aider à arbitrer si vous devez ou non importer votre véhicule en Espagne. 

Tout d’abord un préambule rapide pour savoir de quoi on parle.

Des taxes liées à l’immatriculation vont être fixes (Contrôle technique, DGT) et d’autres vont être variables (Impôt de Circulation Hacienda – 06 ou 576, IVTM Ayuntamiento). C’est donc sur cette partie variable très importante que vont s’articuler nos critères d’optimisation.

1er critère – L’ancienneté du véhicule, l’émission CO2 et la puissance fiscale du véhicule

Ce sont ces 3 données qui permettent de fixer le montant de l’impôt de circulation et de l’Ayuntamiento.

On parle souvent de 21% sur l’impôt de circulation en cas d’importation. Il s’agit uniquement du cas de l’importation d’un véhicule neuf (moins de 6 mois/moins de 6000kms). Dès qu’un véhicule a plus de 6 mois, la grille est très dégressive. Il nous est impossible d’indiquer un montant précis car le BOE (bulletin officiel) sur lequel s’appuie la grille est constituée d’une côte sur 3000 pages…

Plus votre véhicule est ancien, plus les impôts de circulation et la taxe environnementale IVTM de l’Ayuntamiento sont décroissants.

La taxe de circulation est applicable dès lors que vous avez plus de 60 jours à Barcelona et que votre véhicule émet plus de 120g de CO2. Aussi si vous avez un véhicule relativement récent (moins de 5 ans) et avec une émission CO2 de +120g, vous allez payer un impôt de circulation assez élevé (entre 500€ et 2000€ en fonction de la grille BOE).

Voici un exemple concret : un client détient une Mercedes ML 350 de 2012 avec 189g d’émission CO2 et 16 Cv fiscaux. S’il immatricule maintenant son véhicule, il paiera 1159€ de taxe de circulation (une fois au moment de la démarche de changement d’immatriculation) et 48€ de taxe environnementale IVTM (annuel auprès de l’Ayuntamiento).

Un véhicule plus récent avec moins de 120g sera exonéré.

2ème critère – Votre date d’arrivée à Barcelone

Un détenteur de véhicule qui fait appel à nos services ou s’il avait œuvré lui-même pour réaliser la démarche d’immatriculation dans les 60 jours de son installation, il aurait bénéficié de l’exonération de la taxe au montant le plus coûteux auprès d’Hacienda. Si on reprend le cas précédent de la Mercedes ML 350, son immatriculation lui aurait coûté 445€ en taxes au lieu du total cumulé des 1565€ (contrôle technique, Hacienda, Ayuntamiento, DGT).

Au-delà des 60 jours, les mécanismes d’exonération vont porter uniquement sur l’émission CO2 ou le type de véhicule (moto moins de 125CM3).

3ème critère – Le gain sur le montant de votre prime d’assurance

L’arbitrage à changer ou non son immatriculation - au-delà du fait que si vous roulez avec un véhicule étranger avec un NIE résident constitue une infraction - peut venir également de la baisse substantielle du montant de la prime d’assurance.

Les assurances en Espagne sont très bon marché et c’est d’autant plus notable sur les grosses cylindrées. Cas un peu exceptionnel : un client avec un Audi de 580CV avait une assurance annuelle aux alentours de 3000€ en France et ici en Espagne a été assuré en tout risque dans des conditions supérieures (moins de franchise) pour un peu moins de 850€ annuels. Les frais d’immatriculation ont été couverts par la différence sur la 1ere année d’assurance…

4ème critère – Combien allez-vous revendre votre véhicule actuel et combien allez-vous racheter de seconde main un véhicule équivalent en Espagne ?

Pour des raisons de simplicité, on pousserait à vendre le véhicule avant de venir en Espagne.

Néanmoins, après discussions avec un certain nombre de clients, ils m’indiquent que finalement après avoir vendu le véhicule avant de venir et racheter un véhicule ici d’occasion ou neuf, ce n’est pas si simple.

En effet, si on veut racheter un véhicule d’occasion équivalent. Il faut savoir qu’il existe une taxe ITP équivalent à 5% du montant du véhicule payable par l’acheteur (à prévoir donc soit dans son budget, soit dans sa négociation).

En France, par exemple, il existe des packs haut de gamme tout option plus économique et donc pour racheter un véhicule ici, il faut tenir compte que l’IVA est de 1% en plus et que les options haut de gamme (siège en cuir, détecteur, etc) peuvent coûter plus cher. En revanche, certains véhicules fabriqués en Espagne coûtent sensiblement moins cher en neuf que dans d’autres pays de l’Union.

Nous espérons vous avoir apporté des clés pour vous aider à arbitrer si vous devez ou non venir avec votre véhicule en Espagne.

En attendant, Plug&Play propose le service de simulation de taxes pour avoir une idée concrète de combien coûterait un changement d’immatriculation pour changement de résidence :

Pour rappel, il est indispensable d’avoir un NIE pour procéder à un changement d’immatriculation ou à l’achat d’un véhicule ☺

Notre assistance va vous aider

• à avoir toutes les données alignées en termes de date pour obtenir l’exonération (NIE, padrón, inscription consulaire)
• à procéder en votre nom au changement de titulaire si vous décidez d’acheter un véhicule d’occasion

Un conseil : OSEZ VOUS FAIRE AIDER ! Sur ce genre de démarches (une des plus complexes pour un expatrié en Espagne), ce n’est pas du luxe ☺

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Clave Pin ou certificat digital : la signature électronique en Espagne !

On va aborder un sujet un peu technique et que la plupart de expatriés vivent comme une contrainte :

le certificat digital et son acolyte la Clave Pin (« Cl@ve Pin » pour les puristes) !

Pour Plug&Play, il est important de vulgariser les sujets c****ts ou complexes ! Et encore plus de rendre nos clients autonomes. Aussi nous nous lançons dans le grand bain des certificats en ligne.

De quoi parle-t-on ?

Les différents services de l’Etat espagnol se sont mis d’accord pour uniformiser l’accès à leur service de manière télématique (=informatique à distance). Il est donc possible désormais d’accéder à distance à différents services type Seguridad Social, Hacienda (Office des Impôts), INEM (Chômage), Registro Civil, DGT (Préfecture Police – Véhicules et Conducteurs) grâce à un système sécurisé.

Le citoyen utilisateur des services de l’administration peut ainsi choisir entre plusieurs systèmes d’accès sécurisé en fonction de ses dispositifs, de sa facilité d’utilisation en sachant que tous les systèmes sont sécurisés et respectent les recommandations de Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero).

Le but est de pouvoir s’identifier en ligne, de s’authentifier de manière sécurisée et de pouvoir signer des déclarations administratives sans se déplacer.

Ainsi si vous vous rendez sur la Carpeta CIudadana (littéralement « Dossier Citoyen »), vous avez une vue sur toutes les notifications éventuelles vous concernant (amendes, impôts, recours, etc) : https://sede.administracion.gob.es/carpeta/clave.htm

Très utile et rassurant notamment avec un système de poste aléatoire comme Correos.

4 systèmes sont proposés :

• le DNIe – DNI électronique uniquement valable pour les Espagnols porteurs d’un DNI et d’un boitier lecteur. Cette option n’est pas utilisable par conséquent par les expatriés porteurs de NIE
• Le certificat digital (« certificado digital ») est un fichier téléchargeable qui s’installe dans le trousseau de clé de votre ordinateur. Il est utilisable par les porteurs de NIE
• Le système Cl@ve et notamment Cl@ve Pin qui permet un accès sécurisé type identifiant/mot de passe qui fonctionne par téléphone ou ordinateur. Il fonctionne avec les porteurs de NIE uniquement carte de résidence. 
• La plate-forme européenne sécurisée STORK accessible par les autres citoyens européens qui ont leur propre système d’accès télématique (typiquement le cas de figure d’un citoyen entrepreneur qui doit faire des déclarations à distance depuis l’Etranger à l’Etat Espagnol depuis son propre outil de signature digitale). Cela ne concerne donc pas les expatriés qui vivent en Espagne.

Nous allons donc nous concentrer sur les 2 options valides pour les expatriés porteurs de NIE : le certificat digital et le système Cl@ve.

Pour quelles administrations ?

Comme évoqué précédemment, le but est de s’identifier en ligne, de s’authentifier de manière sécurisée et de pouvoir signer des déclarations administratives sans se déplacer. 

Côté Sécurité Sociale, vous pouvez demander votre numéro d’assignation à la Sécurité sociale directement sur le site seg-social.

Également il est possible de procéder à votre changement d’adresse (« cambio de datos »), et par la suite d’obtenir votre informe de vida laboral, résumé de vos cotisations etc.

L’angoisse de savoir combien de points vous restent-ils sur votre permis est éliminé : vous vous connectez au site de la dgt et vous connaissez votre solde de points immédiatement.

Vous pouvez faire payer vos amendes, vos impôts (« liquidación de impuestos »), procéder à votre déclaration de renta (impôt sur le revenu en ligne) ou encore obtenir votre casier judiciaire (« informe antecedentes penales »).

Vous pouvez aussi vous inscrire à l’enregistrement à la mairie ou modifier vos données, faire des réclamations, présenter un recours, demander des subventions et surtout signer des documents officiels.

Voici la liste exhaustive de l’ensemble des services accessibles via Cl@ve Pin ou Certificado Digital avec leur lien direct :

• Agencia Estatal de Administración Tributaria
• Banco de España
• Boletín Oficial del Estado
• Catastro
• Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial
• Comisionado para el Mercado de Tabacos
• Comisión Nacional del Mercado de Valores
• Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia
• Consejo de Seguridad Nuclear
• Dirección General de Transportes por Carretera
• Dirección General de la Guardia Civil
• Dirección General del Catastro
• Fondo Español de Garantía Agraria
• Instituto Español de Comercio Exterior
• Instituto Nacional de Estadística
• Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas
• Instituto de Crédito Oficial
• Loterías y Apuestas del Estado
• Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio ambiente
• Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación
• Ministerio de Defensa
• Ministerio de Economía y Competitividad
• Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
• Ministerio de Empleo y Seguridad Social
• Ministerio de Fomento
• Ministerio de Hacienda y Administración Pública
• Ministerio de Industria, Energía y Turismo
• Ministerio de Justicia
• Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social
• Ministerio de la Presidencia
• Ministerio del Interior
• Oficina Española de Patentes y Marcas
• Red.es
• Renfe
• Seguridad Social
• Tesoro Público

De quoi a-t-on besoin pour l’obtenir ?

Techniquement vous avez besoin d’être capable juridiquement, d’une pièce d’identité valide, d’un NIE, d’un ordinateur ou d’un téléphone.

Le mode d’obtention est assez varié et c’est là que cela se complexifie ou qu’il peut avoir une certaine barrière à l’entrée. Cela explique pour l’Etat Espagnol a veillé à permettre plusieurs systèmes sécurisés en fonction de l’accès au numérique de chacun (tout le monde n’a pas d’ordinateur même encore en 2020 …) et des accès aux administrations (pas facile de se rendre à una oficina de Seg Social pour s’authentifier au fin fond de la campagne d’Extremadura !).

Allez ! on s’accroche !

Comment s’inscrire ou darse de alta au Certificat Digital ?

Il faut aller sur le site de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (oui la même que La Casa de Papel ☺) :   http://www.cert.fnmt.es/ 

Il est important de faire la demande depuis un ordinateur personnel et de faire attention à la configuration nécessaire (tous les navigateurs ne fonctionnent pas : ça serait beaucoup trop simple !).

Le processus est en plusieurs étapes :

D’abord envoi d’un code d’authentification à votre messagerie électronique.

Puis authentification de votre identité avec votre NIE et votre pièce d’identité valide auprès d’un bureau d’accréditation type TGSS, Cadastre, Hacienda (voici le lien : http://mapaoficinascert.appspot.com/ ) – attention possibilité d’attente

Cette étape est forcément présentielle. Il n’est pas possible de la déléguer même si nous vous accompagnons dans le cadre de nos services.

Voici une vidéo Tutoriel qui peut vous aider si vous êtes plus visuel et que vous craquez : https://www.youtube.com/watch?v=p19J0TOpIks&feature=youtu.be.

Comment s’inscrire ou darse de alta à la Cl@ve ?

• Soit en se déplaçant à un bureau du Registro (type Sécurité Sociale, Hacienda ou Catastro) – attention possibilité d’attente
• Soit en demandant une Carta de invitación (lettre d’invitation) en ligne envoyée à votre domicile qui donne un accès limité aux services de Cl@ve– attention cela prend quelques jours !

Voici le lien du portail du système Cl@ve : https://clave.gob.es/clave_Home/registro.html

• Soit en le demandant par certificat digital – ce qui signifie qu’il faut avoir préalablement un certificat digital …toujours depuis le portail : https://clave.gob.es/clave_Home/registro.html

Comment ça marche ?

• Le certificat digital : vous utilisez l’ordinateur et le navigateur sur lesquels vous avez installé votre certificat digital. Dès que vous accédez à une zone personnelle sécurisée, vous sélectionnez votre certificat digital, votre mot de passe Trousseau de Clés (MAC) / dossier certificats (PC). vous est demandé et zou vous pouvez faire la gestion que vous souhaitez.
• La Cl@ve - Il y a 2 types de Cl@ve :

• • La Cl@ve Pin : système d’identification avec mot de passe très limité dans le temps. C’est approprié pour des utilisateurs qui ont un usage très ponctuel voire sporadique à certains services de l’Agencia Tributaria (AEAT – Office des Impôts).
  • La Clave permanente : Système d’identification avec mot de passe durable. Vous avez accès avec un identifiant et un mot de passe dont la sécurité est renforcée par l’envoi d’un SMS. Il permet des gestions avec la Seguridad Social ou encore la signature électronique de certains documents. Également cela peut être intéressant quand on ne veut confier que certains pouvoirs de signature limités à son gestor (comptable).

Les différences entre la Cl@ve Pin et le certificat digital

• Le certificat digital fonctionne à partir d’un ordinateur identique (même s’il peut être utilisé sur différents ordinateurs et navigateurs). Il va nécessiter un déplacement dans un organisme public. Il peut être utilisé par vous, votre gestor et une consultante P&P par exemple.

La Clave Pin reste un identifiant via ordinateur ou mobile pour un temps donné à une personne donnée : il est possible de basculer l’identifiant et le mot de passe à votre gestor tout de même

• Il est possible d’obtenir un certificat digital pour une personne physique ou juridique. Ce qui n’est pas possible avec la Cl@ve.
• L’intérêt du système Cl@ve : il s’utilise sans avoir à télécharger un programme ou depuis un téléphone mobile avec une adresse email alors que le système certificat digital s’utilise depuis un navigateur d’un ordinateur. Le système Cl@ve complète le système de certificat digital notamment si on veut permettre à une personne autorisée de gérer certaines démarches tout en limitant son pouvoir de signature. Cela donne plus de sécurité.
• La clave Pin peut être plus facile à utiliser notamment sur mobile alors que le certificat digital est lié au navigateur d’un ordinateur (PC ou Mac).

La recommandation Plug&Play

Pour les possesseurs d’ordinateur, la solution Certificat Digital est la plus fonctionnelle. Une fois passée le cap des réglages éventuels du navigateur et de l’import sur les trousseaux de clés (MAC) / dossier certificats (PC), le fichier est valide plusieurs années et fonctionnel sans demande nouveau mot de passe.

Par ailleurs, il est possible de l’utiliser aussi bien pour les possesseurs de NIE tarjeta de résidencia que les détenteurs de NIE administratif (cas de jeunes entrepreneurs, administrateurs de société ou acheteurs de résidence en Espagne).

Pour plus de sécurité, la solution Clave Pin est l’idéal quand on sous-traite des démarches à un assistant personnel tel que Barcelona Plug&Play.

Pour des phobiques administratifs, le certificat digital permet vraiment de faciliter la vie administrative et de créer une distance « supportable » entre l’administration et eux.

Et pour tous les sujets qui ne peuvent pas être résolus en ligne ou encore pour les personnes qui n’ont pas la bande passante disponible, il reste les supers services aux supers pouvoirs résolutifs de Plug&Play ☺

Chez Plug&Play, on aime assister mais également faire progresser nos clients en les rendant autonomes !

• On peut vous aider à obtenir le certificat digital ou la Cl@ve Pin
• On peut vous aider à gérer vos démarches administratives à distance avec (seulement dans certaines conditions de sécurité) ou sans certificat digital

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