Plug&Play propose un service de conciergerie et dâassistance personnelle Ă Barcelone : vous voulez en savoir plus !
On nous pose souvent la question de ce Ă quoi cela correspond.
Au dĂ©but il y a une interrogation : est-ce que jâen ai vraiment besoin ? Ne suis-je pas capable de le faire par moi-mĂȘme ? Je ne vais quand mĂȘme pas payer quelquâun pour assumer un sujet aussi personnel ?
DâoĂč lâidĂ©e de ce billet qui va vous dĂ©tailler notre service pour mieux comprendre lâintĂ©rĂȘt de se faire aider.
Sommaire :
- Un emploi du temps de plus en plus chargé et des tùches du quotidien de plus en plus complexe.
- Lâadministratif : des experts vraiment ?
- Délégation totale, consulting administratif à distance, accompagnement
- Quels types dâassistance personnelle opĂ©rationnelle ?
- Un client de conciergerie administrative cela ressemble à quoi ?
- Timesheet et maĂźtrise des dĂ©penses dâassistance personnelle
- Comment contracter un service dâassistance personnelle ?
Un emploi du temps de plus en plus chargé et des tùches du quotidien de plus en plus complexe.
Le point de départ de notre service de conciergerie est le QUOTIDIEN : nous souhaitons apporter des solutions opérationnelles aux expatriés à Barcelone dans la vie de tous les jours.
Expatrié ou pas, le jonglage entre agenda professionnel et sujets personnels devient de plus en plus complexe. Malgré les outils de productivité en tout genre, il se trouve que toute démarche prend de plus en plus de temps. La faute à la protection des données, aux besoins de sécurité de plus en plus importants, au formalisme des administrations ou des prestataires en tout genre. Cela vous oblige à écouter leur répondeur téléphonique ou messages préenregistrées sans que vous ayez accÚs au moindre renseignement.
Qui nâa jamais raccrochĂ© de rage Ă un rĂ©pondeur vocal ne proposant pas les options que vous cherchez ? Qui nâa jamais Ă©tĂ© agacĂ© par la longueur de la rĂ©citation des conditions dâun opĂ©rateur tĂ©lĂ©phonique ou dâĂ©lectricité ?
Qui nâa jamais reposĂ© le combinĂ© tout en nâĂ©tant pas bien sĂ»r si la dĂ©marche demandĂ©e avait Ă©tĂ© bien effectuĂ©e ?
On se moque de la « phobie administrative », popularisĂ©e par un ancien ministre français. Mais honnĂȘtement quand on voit lâĂ©nergie quâil faut rassembler pour accĂ©der Ă sa zone client sur certains prestataires, Ă la bande passante intellectuelle nĂ©cessaire pour comprendre la grille de tarifs dâun opĂ©rateur tĂ©lĂ©phonique. Nous savons que la phobie administrative guette toute personne normalement constituĂ©e et Ă tout moment.
Force est de constater que lâadministratif ou les tĂąches du quotidien relĂšvent de lâexpertise et encore plus quand on vit dans un autre pays hors de sa zone de confort.
DâoĂč notre proposition de valeur de dĂ©lĂ©guer certaines tĂąches Ă des experts pour monĂ©tiser son temps sur dâautres sujets.
Lâadministratif : des experts vraiment ?
Cela peut faire sourire quand trĂšs sĂ©rieusement nous expliquons que lâadministratif et la logistique du quotidien relĂšve dâexperts et plus exactement dâexpertes.
Il y a quelques dizaines dâannĂ©es le plus grand nombre prenait sur son temps libre pour rĂ©parer soi-mĂȘme son vĂ©hicule. A lâheure actuelle, compte tenu de la complexitĂ© des moteurs, trĂšs peu sâaventurent sur une telle expĂ©rience. Sur une sphĂšre familiale, les parents suivaient et mettaient Ă niveau leur progĂ©niture aprĂšs lâĂ©cole. Entre le peu de disponibilitĂ© et la pĂ©dagogie sans cesse renouvelĂ©e, un grand nombre prĂ©fĂšre laisser faire des professeurs adaptĂ©s.
Le point câest lâoptimisation du temps passĂ© sur une tĂąche et lâeffet qui en dĂ©coule.
En dĂ©lĂ©gant Ă un(e) consultant(e) qui a lâhabitude dâune mĂ©canique administrative, il est certain que les rĂ©sultats sont obtenus avec mĂ©thode et rapiditĂ©.  Les bonnes questions sont posĂ©es, les biais ou les freins sont identifiĂ©s tout de suite. Les dĂ©placements infructueux sont quasi-inexistants et lâagacement sous contrĂŽle. Il peut avoir des surprises car lâadministratif nâest pas une science exactemais grosso modo, on sait Ă quoi sâattendre.
Notre savoir-faire repose avant tout sur lâexpĂ©rience : câest en « forgeant », quâon devient forgeron et câest en « administrant quâon devient expert administratif».
Un concierge administratif ne connaĂźt pas tout sur tout mais sait comment sây prendre, sâappuie sur une mĂ©thodologie pour rechercher et confronter une information. Chaque jour son expĂ©rience sâenrichit et amĂ©liore son expertise.
AprĂšs un parcours de 5 ans, Plug&Play propose une centaine de dĂ©marches dans son catalogue et lâoffre sâamplifie rĂ©guliĂšrement en toute maĂźtrise.
Délégation totale, consulting administratif à distance, accompagnement
La conciergerie câest de lâassistance personnelle opĂ©rationnelle. On agit, on trouve une solution sur une problĂ©matique donnĂ©e.
Cela recouvre 3 modes dâaction :
- Nous effectuons la dĂ©marche ou la gestion Ă votre place de bout en bout. Nous faisons la recherche, collectons vos documents et gĂ©rons la dĂ©marche en vous reprĂ©sentant. Câest ce quâon appelle une dĂ©marche en dĂ©lĂ©gation totale. Cela peut ĂȘtre le cas pour des NIE non-rĂ©sidents, une recherche dâappartement avec visites en facetime, un changement de titulaire pour un contrat dâĂ©lectricitĂ©, un changement dâimmatriculation, un changement de permis de conduire, des changements dâadresse. Il ne peut sâagir que de gestions pour lesquels nous avons une autorisation ou un pouvoir pour agir.
- Nous proposons du consulting administratif Ă distance quand votre brief nous demande de :
- faire seulement des recherches dâinformations sur un sujet administratif prĂ©cis (retraite, sĂ©curitĂ© sociale,âŠ)
- coordonner diffĂ©rentes demandes de devis (persienne, peintre, rĂ©paration de piscine, jardinier, fleuristeâŠ)
- comparer et trouver une solution par rapport Ă une problĂ©matique (installer la TV en langue Ă©trangĂšre, contacter lâadministrateur ou la finca sur un sujet en cours, gĂ©rer une portabilitĂ©, âŠ)
Dans cette option, on prend lâinformation, on vous dĂ©crit la situation et vous propose les diffĂ©rentes options possibles Ă envisager. Vous prenez la dĂ©cision, nous vous donnons la liste des Ă©lĂ©ments Ă rassembler si besoin et on organise le rendez-vous de maniĂšre Ă ce que vous nâayez pas de questions Ă vous poser. Vous faites votre dĂ©marche en tout sĂ©rĂ©nitĂ©. Le consulting administratif Ă distance peut ĂȘtre une solution pour des clients Ă travers lâEspagne puisque nous gĂ©rons sans avoir Ă nous dĂ©placer concrĂštement.
- On vous propose aussi un accompagnement. On gĂšre en amont et une consultante sera prĂ©sente lors de votre rendez-vous. Lâaccompagnement peut aider pour pallier une non-maĂźtrise de la langue mais Ă©galement pour se sentir moins seul sur certaines dĂ©marches. Cette option se rĂ©vĂšle intĂ©ressante quand vous souhaitez quâun tiers soit lĂ pour nĂ©gocier votre intĂ©rĂȘt ou pose des questions lĂ oĂč vous nâoseriez pas. Cela peut ĂȘtre pour des visites immobiliĂšres, une signature chez le notaire, une nĂ©gociation de prĂȘt ou encore des sujets mĂ©dicaux. Il ne peut sâagir Ă lâheure actuelle que dâaccompagnement sur Barcelona ou ses environs.
Ce quâon vend câest du temps dĂ©diĂ© mais Ă©galement notre savoir-faire. Notre temps passĂ© est naturellement plus court et optimisĂ© que le vĂŽtre. Nous sommes plus rapides Ă chercher lâinformation, Ă rassembler les Ă©lĂ©ments, Ă prendre le rendez-vous adaptĂ©. On sera naturellement plus rapide que vous Ă obtenir des devis ou Ă coordonner certains prestataires. Nous avons en tĂȘte la timeline et comment optimiser un dĂ©placement.
Dâailleurs nous avons les dĂ©placements en horreur notamment les dĂ©placements infructueux : nous nous dĂ©plaçons que lorsquâil y a une valeur Ă ce dĂ©placement, lorsquâon sait prĂ©cisĂ©ment quâil va falloir gĂ©rer physiquement pour obtenir le rĂ©sultat quâon nous demande.
Quels types dâassistance personnelle opĂ©rationnelle ?
On fonctionne aussi bien avec des particuliers que des entreprises. Nos clients sont des entrepreneurs aussi qui ont des demandes Ă la fois personnelles et professionnelles.
Voici une liste non-exhaustive du type de services proposés
Pour les particuliers, les services dâassistance personnelle sont :
- Comparatif dâassurances voiture, logement, mutuelle santĂ©
- Changement de contrat dâassurance
- Changement dâadresse ou de nom de famille
- Recherche dâinformation auprĂšs de professionnels avocats ou conseillers fiscaux
- Prise de rendez-vous dans une administration ou avec un prestataire ou un organisme spécifique (centre médical
- Demande de devis pour des piscinistes, des antennistes, installateurs de fibre et de téléphonie
- DĂ©claration de vol ou de sinistre auprĂšs dâassurances
- Gestion de demande de remboursement et/ou de prise en charge en cas de vol, dégùt des eaux, perte de bagage, retard de vol ou dans des transports,
- PrĂ©sentation du dossier dâArea Verde, carte de stationnement rĂ©sident
- Recherche dâinformation pour une exonĂ©ration dâIVA en cas dâhandicap
- Recherche dâinformation et prĂ©sentation du dossier pour une inscription dans des Ă©cole internationales
- Collecte de documents pour demande de carte de famille nombreuse ou carte handicap
- Prise dâinformation et organisation de planning dâactivitĂ©s extra-scolaires
- Prise dâinformation, prĂ©paration du dossier pour homologation de diplĂŽmes universitaires
- Demande de visas touristiques
- Transfert de droits de sécurité sociale ou de droits à la retraite
- Organisation dâĂ©vĂ©nements spĂ©ciaux (cĂ©lĂ©bration, anniversaire) et de dĂ©mĂ©nagements
- Recherche dâappartement, relecture de contrat, organisation dâun agenda de visites, prise de rendez-vous et Ă©tat des lieux
Pour les professionnels individuels ou entreprises, les missions dâoffice management sont :
- Sélection meubles de bureau, de cuisine,
- Organisation des espaces de travail (climatisation, lumiĂšre, espaces verts)
- Commande de fournitures ou de matériel de bureau (imprimante, téléphone, équipement divers)
- Saisie et réconciliation avant présentation au comptable
- Comparatif dâassurances bureau ou responsabilitĂ© civile
- Demande de devis auprÚs de professionnels (plombier, serrurier, persiennes, jardinier, fibre optique, visioconférence)
- Installation de centrales téléphoniques, climatisation,
- Demande et suivi de réparations en tout genre
- Demande de NIE administratifs et de certificats digitaux
- RĂ©servation de vols ou dâespaces lounge ou VIP, envois de coursiers et demandes de visas business
- Recherche de bureaux, de local ou de zone de stockage (magasin)
- Optimisation des coûts des utilitaires (eau, électricité, chauffage, climatisation)
- Organisation de déménagement
- VĂ©rification des contraintes administratives avant lâouverture dâun restaurant ou dâune boutique
- Ăchanges opĂ©rationnels avec ingĂ©nieur technique et avocat pour obtention de licence dâactivitĂ©s
- Négociation auprÚs de banque, agents immobiliers ou de prestataires
- Relation avec la finca ou lâadministrateur de lâimmeuble (prĂ©sence AG, envoi de piĂšces demandĂ©es, …) ou avec une assurance (en cas de sinistre, âŠ)
- Demande de documents de sécurité sociale ou de retraite inter-pays européens
- Réconciliation des documents nécessaires pour compléter dossier retraite
Un client de conciergerie administrative cela ressemble à quoi ?
Nos clients sont des particuliers dĂ©couvrant lâEspagne et souhaitant atterrir en douceur dans ce nouveau territoire administratif : famille, cĂ©libataire, famille recomposĂ©e ayant Ă vivre une transition rĂ©cente Ă la fois en termes de territoire et de changement de mode de vie.Â
Ils veulent ĂȘtre accompagnĂ©s par rapport Ă des lacunes en castillan quâils ne maĂźtrisent pas encore. A lâinverse, nous avons Ă©galement des natifs espagnols qui ont vĂ©cu lâexpatriation et qui reviennent en Espagne et ne souhaitent pas ĂȘtre confrontĂ©s lors de leur retour Ă des gestions administratives forcĂ©es.
Nos clients sont des expatriĂ©s au sens quâils ne sont pas forcĂ©ment dans leur pays dâorigine. Ce ne sont pas nĂ©cessairement des cadres dont les frais sont totalement pris en charge par leur sociĂ©tĂ©. En gĂ©nĂ©ral, nous travaillons avec des expatriĂ©s actifs ou professionnels qui sont Ă la tĂȘte de leur sociĂ©tĂ© et qui prennent en charge de maniĂšre consciente leur frais dâassistance personnelle. Le concept dâassistance personnelle est considĂ©rĂ© comme un moyen pour aller plus loin dans leur activitĂ© professionnelle.Â
Nos clients ont clairement choisi de dĂ©lĂ©guer le temps quâils peuvent monĂ©tiser dâune autre façon par ailleurs.Â
Les clients de Barcelona Plug&Play sont Ă©galement des particuliers qui souhaitent aller plus vite sans prise de tĂȘte avec un rĂ©sultat effectif. Phobique administratif ou pas, il nây a pas besoin de prĂ©texte pour faire appel Ă un service de conciergerie comme celui de Barcelona Plug&Play.
Nos clients comprennent rapidement que si notre service a un coĂ»t, notre assistance opĂ©rationnelle peut leur faire faire des Ă©conomies ou leur Ă©viter un manque Ă gagner. On ne fait appel quâĂ certains types de services qui si on en a lâutilitĂ©. Nous ne ferons appel Ă des traducteurs assermentĂ©s que si on en a besoin et strictement dans la limite de ce qui est requis par exemple.
Nous ne nous dĂ©plaçons pas sâil nây a pas dâutilitĂ©. En revanche, nous pourrons faire appel aux services dâun coursier moins onĂ©reux si nĂ©cessaire.
Nous nous adaptons Ă tous les budgets et si nous ne pouvons pas le faire avec le budget accordĂ©, nous lâindiquons.
De la mĂȘme façon, nous accueillons toutes les demandes (tant quâelles restent dans un cadre lĂ©gal) sans jugement et de maniĂšre ouverte. Conscientes que toutes les demandes sont dans la nature, des plus classiques aux plus originales, nous procĂ©dons aux gestions avec empathie, rigueur, rĂ©activitĂ©, conscience professionnelle.
Timesheet et maĂźtrise des dĂ©penses dâassistance personnelle
Plug&Play fonctionne en mode projet.Â
On se met dâaccord sur un volume de temps passĂ© dans un pack dâheures : 3, 5, 10 voire 20 heures et sur la rĂ©currence : 15 heures/trimestre, 10 heures/mois.
Une consultante administrative vous est dĂ©diĂ©e. Vous pourrez lui envoyer vos demandes sous la forme de tickets par email. Des Ă©changes sont possibles par whatsapp ou par tĂ©lĂ©phone mais la solution des emails nous permet dâĂȘtre le plus efficace possible (cela permet de partager les emails et de faire un suivi grĂące Ă notre outil CRM).
Chaque gestion (Ă©changes email, whatsapp, appel, dĂ©placement) est comptabilisĂ©e et est reportĂ©e dans une feuille de temps avec les frais engagĂ©s correspondants. Elle est transmise rĂ©guliĂšrement au client pour lui donner une certaine visibilitĂ© et un certain contrĂŽle dans ses dĂ©penses dâassistance personnelle.
Comment contracter un service dâassistance personnelle ?
Pour vous retrouver parmi toutes les offres et possibilitĂ©s dâassistance personnelle, notre site web est organisĂ© sous la forme de 6 familles de services :
- Demande sur mesureÂ
- Changement de vie
- Réimpatriation
- ĂvĂ©nements spĂ©ciaux familiaux et personnels
- ProblĂšmes administratifs et logistiques
- Classement, archivage et digitalisation de papiers
Pour vous retrouver parmi toutes les possibilitĂ©s dâoffice management, 9 entrĂ©es sont listĂ©es :
- Recherche de bureau
- Recherche de fournisseurs
- Coordination de devis
- Assistance opérationnelle
- Secrétariat virtuel
- Coordination avocat, banque et fournisseurs
- Organisation des papiers : classement, archivage et digitalisation
- Organisation dâĂ©vĂ©nements spĂ©ciaux professionnels
- Optimisation des coûts
Vous nous contactez avec la description de votre besoin. Nous vous interrogeons sur vos contraintes (temps, argent, implication). A partir de lĂ , nous vous adressons un devis avec notre modus operandi : opĂ©ration ponctuelle ou rĂ©currente sur lâannĂ©e.
Notre tarif horaire est le mĂȘme quel que soit le pack mais les conditions sont diffĂ©rentes :
Le pack 3 Heures – 120âŹ+IVA – est valable 3 mois â il sâagit de gestion Ă distance sans dĂ©placement
Le pack 5 Heures – 200âŹ+IVA – est valable 6 mois â Il sâagit de gestion Ă distance sans dĂ©placement
Le pack 10 Heures – 400âŹ+IVA – est valable 6 mois – 2H de dĂ©placement inclus.
On propose une nouvelle solution d’abonnement Ă l’annĂ©e avec paiement trimestriel.
Nous proposons un pack trimestriel de 15 heures Ă 540⏠HT/ 653⏠con IVA renouvelable chaque trimestre avec un prĂ©lĂšvement. (36âŹ/heure).
C’est une formule intĂ©ressante pour les entrepreneurs et qui prend en compte leurs besoins Ă la fois professionnels et personnels !
Comme la question est souvent de faire le 1er pas et dâoser se faire aider, nous vous conseillons en fonction de vos besoins, de commencer progressivement par un pack de 3 heures puis de 5 heures.
Une autre possibilitĂ© est de rassembler tous azimuts diffĂ©rents sujets que vous souhaitez voir finaliser : Ă travers un pack 10 heures, vous pourrez profiter de lâoptimisation de temps que cela procure et voir tout un coup pas mal de sujets rĂ©solus.
Attention essayez la conciergerie administrative câest lâadopter !Â