Plug&Play propose un service de conciergerie et d’assistance personnelle à Barcelone : vous voulez en savoir plus !

 

On nous pose souvent la question de ce Ă  quoi cela correspond.

Au dĂ©but il y a une interrogation : est-ce que j’en ai vraiment besoin ? Ne suis-je pas capable de le faire par moi-mĂȘme ?  Je ne vais quand mĂȘme pas payer quelqu’un pour assumer un sujet aussi personnel ?

D’oĂč l’idĂ©e de ce billet qui va vous dĂ©tailler notre service pour mieux comprendre l’intĂ©rĂȘt de se faire aider.

 

Sommaire :

 

Un emploi du temps de plus en plus chargé et des tùches du quotidien de plus en plus complexe.

Le point de départ de notre service de conciergerie est le QUOTIDIEN : nous souhaitons apporter des solutions opérationnelles aux expatriés à Barcelone dans la vie de tous les jours.

Expatrié ou pas, le jonglage entre agenda professionnel et sujets personnels devient de plus en plus complexe. Malgré les outils de productivité en tout genre, il se trouve que toute démarche prend de plus en plus de temps. La faute à la protection des données, aux besoins de sécurité de plus en plus importants, au formalisme des administrations ou des prestataires en tout genre. Cela vous oblige à écouter leur répondeur téléphonique ou messages préenregistrées sans que vous ayez accÚs au moindre renseignement.

Qui n’a jamais raccrochĂ© de rage Ă  un rĂ©pondeur vocal ne proposant pas les options que vous cherchez ? Qui n’a jamais Ă©tĂ© agacĂ© par la longueur de la rĂ©citation des conditions d’un opĂ©rateur tĂ©lĂ©phonique ou d’électricité ?

Qui n’a jamais reposĂ© le combinĂ© tout en n’étant pas bien sĂ»r si la dĂ©marche demandĂ©e avait Ă©tĂ© bien effectuĂ©e ?

On se moque de la « phobie administrative », popularisĂ©e par un ancien ministre français. Mais honnĂȘtement quand on voit l’énergie qu’il faut rassembler pour accĂ©der Ă  sa zone client sur certains prestataires, Ă  la bande passante intellectuelle nĂ©cessaire pour comprendre la grille de tarifs d’un opĂ©rateur tĂ©lĂ©phonique.  Nous savons que la phobie administrative guette toute personne normalement constituĂ©e et Ă  tout moment.

 

Force est de constater que l’administratif ou les tñches du quotidien relùvent de l’expertise et encore plus quand on vit dans un autre pays hors de sa zone de confort.

D’oĂč notre proposition de valeur de dĂ©lĂ©guer certaines tĂąches Ă  des experts pour monĂ©tiser son temps sur d’autres sujets.

 

L’administratif : des experts vraiment ?

Cela peut faire sourire quand trĂšs sĂ©rieusement nous expliquons que l’administratif et la logistique du quotidien relĂšve d’experts et plus exactement d’expertes.

Il y a quelques dizaines d’annĂ©es le plus grand nombre prenait sur son temps libre pour rĂ©parer soi-mĂȘme son vĂ©hicule.  A l’heure actuelle, compte tenu de la complexitĂ© des moteurs, trĂšs peu s’aventurent sur une telle expĂ©rience. Sur une sphĂšre familiale, les parents suivaient et mettaient Ă  niveau leur progĂ©niture aprĂšs l’école. Entre le peu de disponibilitĂ© et la pĂ©dagogie sans cesse renouvelĂ©e, un grand nombre prĂ©fĂšre laisser faire des professeurs adaptĂ©s.

 

Le point c’est l’optimisation du temps passĂ© sur une tĂąche et l’effet qui en dĂ©coule.

 

En dĂ©lĂ©gant Ă  un(e) consultant(e) qui a l’habitude d’une mĂ©canique administrative, il est certain que les rĂ©sultats sont obtenus avec mĂ©thode et rapiditĂ©.  Les bonnes questions sont posĂ©es, les biais ou les freins sont identifiĂ©s tout de suite. Les dĂ©placements infructueux sont quasi-inexistants et l’agacement sous contrĂŽle. Il peut avoir des surprises car l’administratif n’est pas une science exactemais grosso modo, on sait Ă  quoi s’attendre.

 

Notre savoir-faire repose avant tout sur l’expĂ©rience : c’est en « forgeant », qu’on devient forgeron et c’est en « administrant qu’on devient expert administratif».

Un concierge administratif ne connaĂźt pas tout sur tout mais sait comment s’y prendre, s’appuie sur une mĂ©thodologie pour rechercher et confronter une information. Chaque jour son expĂ©rience s’enrichit et amĂ©liore son expertise.

 

AprĂšs un parcours de 5 ans, Plug&Play propose une centaine de dĂ©marches dans son catalogue et l’offre s’amplifie rĂ©guliĂšrement en toute maĂźtrise.

 

Délégation totale, consulting administratif à distance, accompagnement

La conciergerie c’est de l’assistance personnelle opĂ©rationnelle. On agit, on trouve une solution sur une problĂ©matique donnĂ©e.

 

Cela recouvre 3 modes d’action :

  • Nous effectuons la dĂ©marche ou la gestion Ă  votre place de bout en bout. Nous faisons la recherche, collectons vos documents et gĂ©rons la dĂ©marche en vous reprĂ©sentant. C’est ce qu’on appelle une dĂ©marche en dĂ©lĂ©gation totale. Cela peut ĂȘtre le cas pour des NIE non-rĂ©sidents, une recherche d’appartement avec visites en facetime, un changement de titulaire pour un contrat d’électricitĂ©, un changement d’immatriculation, un changement de permis de conduire, des changements d’adresse. Il ne peut s’agir que de gestions pour lesquels nous avons une autorisation ou un pouvoir pour agir.

 

  • Nous proposons du consulting administratif Ă  distance quand votre brief nous demande de :
    • faire seulement des recherches d’informations sur un sujet administratif prĂ©cis (retraite, sĂ©curitĂ© sociale,
)
    • coordonner diffĂ©rentes demandes de devis (persienne, peintre, rĂ©paration de piscine, jardinier, fleuriste
)
    • comparer et trouver une solution par rapport Ă  une problĂ©matique (installer la TV en langue Ă©trangĂšre, contacter l’administrateur ou la finca sur un sujet en cours, gĂ©rer une portabilitĂ©, 
)

Dans cette option, on prend l’information, on vous dĂ©crit la situation et vous propose les diffĂ©rentes options possibles Ă  envisager. Vous prenez la dĂ©cision, nous vous donnons la liste des Ă©lĂ©ments Ă  rassembler si besoin et on organise le rendez-vous de maniĂšre Ă  ce que vous n’ayez pas de questions Ă  vous poser. Vous faites votre dĂ©marche en tout sĂ©rĂ©nitĂ©. Le consulting administratif Ă  distance peut ĂȘtre une solution pour des clients Ă  travers l’Espagne puisque nous gĂ©rons sans avoir Ă  nous dĂ©placer concrĂštement.

 

  • On vous propose aussi un accompagnement. On gĂšre en amont et une consultante sera prĂ©sente lors de votre rendez-vous. L’accompagnement peut aider pour pallier une non-maĂźtrise de la langue mais Ă©galement pour se sentir moins seul sur certaines dĂ©marches. Cette option se rĂ©vĂšle intĂ©ressante quand vous souhaitez qu’un tiers soit lĂ  pour nĂ©gocier votre intĂ©rĂȘt ou pose des questions lĂ  oĂč vous n’oseriez pas. Cela peut ĂȘtre pour des visites immobiliĂšres, une signature chez le notaire, une nĂ©gociation de prĂȘt ou encore des sujets mĂ©dicaux. Il ne peut s’agir Ă  l’heure actuelle que d’accompagnement sur Barcelona ou ses environs.

 

Ce qu’on vend c’est du temps dĂ©diĂ© mais Ă©galement notre savoir-faire. Notre temps passĂ© est naturellement plus court et optimisĂ© que le vĂŽtre. Nous sommes plus rapides Ă  chercher l’information, Ă  rassembler les Ă©lĂ©ments, Ă  prendre le rendez-vous adaptĂ©. On sera naturellement plus rapide que vous Ă  obtenir des devis ou Ă  coordonner certains prestataires. Nous avons en tĂȘte la timeline et comment optimiser un dĂ©placement.

D’ailleurs nous avons les dĂ©placements en horreur notamment les dĂ©placements infructueux : nous nous dĂ©plaçons que lorsqu’il y a une valeur Ă  ce dĂ©placement, lorsqu’on sait prĂ©cisĂ©ment qu’il va falloir gĂ©rer physiquement pour obtenir le rĂ©sultat qu’on nous demande.

 

Quels types d’assistance personnelle opĂ©rationnelle ?

On fonctionne aussi bien avec des particuliers que des entreprises. Nos clients sont des entrepreneurs aussi qui ont des demandes Ă  la fois personnelles et professionnelles.

 

Voici une liste non-exhaustive du type de services proposés

Pour les particuliers, les services d’assistance personnelle sont :

  • Comparatif d’assurances voiture, logement, mutuelle santĂ©
  • Changement de contrat d’assurance
  • Changement d’adresse ou de nom de famille
  • Recherche d’information auprĂšs de professionnels avocats ou conseillers fiscaux
  • Prise de rendez-vous dans une administration ou avec un prestataire ou un organisme spĂ©cifique (centre mĂ©dical
  • Demande de devis pour des piscinistes, des antennistes, installateurs de fibre et de tĂ©lĂ©phonie
  • DĂ©claration de vol ou de sinistre auprĂšs d’assurances
  • Gestion de demande de remboursement et/ou de prise en charge en cas de vol, dĂ©gĂąt des eaux, perte de bagage, retard de vol ou dans des transports,
  • PrĂ©sentation du dossier d’Area Verde, carte de stationnement rĂ©sident
  • Recherche d’information pour une exonĂ©ration d’IVA en cas d’handicap
  • Recherche d’information et prĂ©sentation du dossier pour une inscription dans des Ă©cole internationales
  • Collecte de documents pour demande de carte de famille nombreuse ou carte handicap
  • Prise d’information et organisation de planning d’activitĂ©s extra-scolaires
  • Prise d’information, prĂ©paration du dossier pour homologation de diplĂŽmes universitaires
  • Demande de visas touristiques
  • Transfert de droits de sĂ©curitĂ© sociale ou de droits Ă  la retraite
  • Organisation d’évĂ©nements spĂ©ciaux (cĂ©lĂ©bration, anniversaire) et de dĂ©mĂ©nagements
  • Recherche d’appartement, relecture de contrat, organisation d’un agenda de visites, prise de rendez-vous et Ă©tat des lieux

 

Pour les professionnels individuels ou entreprises, les missions d’office management sont :

  • SĂ©lection meubles de bureau, de cuisine,
  • Organisation des espaces de travail (climatisation, lumiĂšre, espaces verts)
  • Commande de fournitures ou de matĂ©riel de bureau (imprimante, tĂ©lĂ©phone, Ă©quipement divers)
  • Saisie et rĂ©conciliation avant prĂ©sentation au comptable
  • Comparatif d’assurances bureau ou responsabilitĂ© civile
  • Demande de devis auprĂšs de professionnels (plombier, serrurier, persiennes, jardinier, fibre optique, visioconfĂ©rence)
  • Installation de centrales tĂ©lĂ©phoniques, climatisation,
  • Demande et suivi de rĂ©parations en tout genre
  • Demande de NIE administratifs et de certificats digitaux
  • RĂ©servation de vols ou d’espaces lounge ou VIP, envois de coursiers et demandes de visas business
  • Recherche de bureaux, de local ou de zone de stockage (magasin)
  • Optimisation des coĂ»ts des utilitaires (eau, Ă©lectricitĂ©, chauffage, climatisation)
  • Organisation de dĂ©mĂ©nagement
  • VĂ©rification des contraintes administratives avant l’ouverture d’un restaurant ou d’une boutique
  • Échanges opĂ©rationnels avec ingĂ©nieur technique et avocat pour obtention de licence d’activitĂ©s
  • NĂ©gociation auprĂšs de banque, agents immobiliers ou de prestataires
  • Relation avec la finca ou l’administrateur de l’immeuble (prĂ©sence AG, envoi de piĂšces demandĂ©es, …) ou avec une assurance (en cas de sinistre, 
)
  • Demande de documents de sĂ©curitĂ© sociale ou de retraite inter-pays europĂ©ens
  • RĂ©conciliation des documents nĂ©cessaires pour complĂ©ter dossier retraite

 

Un client de conciergerie administrative cela ressemble à quoi ?

Nos clients sont des particuliers dĂ©couvrant l’Espagne et souhaitant atterrir en douceur dans ce nouveau territoire administratif : famille, cĂ©libataire, famille recomposĂ©e ayant Ă  vivre une transition rĂ©cente Ă  la fois en termes de territoire et de changement de mode de vie. 

Ils veulent ĂȘtre accompagnĂ©s par rapport Ă  des lacunes en castillan qu’ils ne maĂźtrisent pas encore. A l’inverse, nous avons Ă©galement des natifs espagnols qui ont vĂ©cu l’expatriation et qui reviennent en Espagne et ne souhaitent pas ĂȘtre confrontĂ©s lors de leur retour Ă  des gestions administratives forcĂ©es.

 

Nos clients sont des expatriĂ©s au sens qu’ils ne sont pas forcĂ©ment dans leur pays d’origine. Ce ne sont pas nĂ©cessairement des cadres dont les frais sont totalement pris en charge par leur sociĂ©tĂ©. En gĂ©nĂ©ral, nous travaillons avec des expatriĂ©s actifs ou professionnels qui sont Ă  la tĂȘte de leur sociĂ©tĂ© et qui prennent en charge de maniĂšre consciente leur frais d’assistance personnelle. Le concept d’assistance personnelle est considĂ©rĂ© comme un moyen pour aller plus loin dans leur activitĂ© professionnelle. 

Nos clients ont clairement choisi de dĂ©lĂ©guer le temps qu’ils peuvent monĂ©tiser d’une autre façon par ailleurs. 

 

Les clients de Barcelona Plug&Play sont Ă©galement des particuliers qui souhaitent aller plus vite sans prise de tĂȘte avec un rĂ©sultat effectif. Phobique administratif ou pas, il n’y a pas besoin de prĂ©texte pour faire appel Ă  un service de conciergerie comme celui de Barcelona Plug&Play.

 

Nos clients comprennent rapidement que si notre service a un coĂ»t, notre assistance opĂ©rationnelle peut leur faire faire des Ă©conomies ou leur Ă©viter un manque Ă  gagner. On ne fait appel qu’à certains types de services qui si on en a l’utilitĂ©. Nous ne ferons appel Ă  des traducteurs assermentĂ©s que si on en a besoin et strictement dans la limite de ce qui est requis par exemple.

Nous ne nous dĂ©plaçons pas s’il n’y a pas d’utilitĂ©. En revanche, nous pourrons faire appel aux services d’un coursier moins onĂ©reux si nĂ©cessaire.

Nous nous adaptons Ă  tous les budgets et si nous ne pouvons pas le faire avec le budget accordĂ©, nous l’indiquons.

De la mĂȘme façon, nous accueillons toutes les demandes (tant qu’elles restent dans un cadre lĂ©gal) sans jugement et de maniĂšre ouverte. Conscientes que toutes les demandes sont dans la nature, des plus classiques aux plus originales, nous procĂ©dons aux gestions avec empathie, rigueur, rĂ©activitĂ©, conscience professionnelle.

 

Timesheet et maĂźtrise des dĂ©penses d’assistance personnelle

Plug&Play fonctionne en mode projet. 

On se met d’accord sur un volume de temps passĂ© dans un pack d’heures : 3, 5, 10 voire 20 heures et sur la rĂ©currence : 15 heures/trimestre, 10 heures/mois.

Une consultante administrative vous est dĂ©diĂ©e. Vous pourrez lui envoyer vos demandes sous la forme de tickets par email. Des Ă©changes sont possibles par whatsapp ou par tĂ©lĂ©phone mais la solution des emails nous permet d’ĂȘtre le plus efficace possible (cela permet de partager les emails et de faire un suivi grĂące Ă  notre outil CRM).

Chaque gestion (Ă©changes email, whatsapp, appel, dĂ©placement) est comptabilisĂ©e et est reportĂ©e dans une feuille de temps avec les frais engagĂ©s correspondants. Elle est transmise rĂ©guliĂšrement au client pour lui donner une certaine visibilitĂ© et un certain contrĂŽle dans ses dĂ©penses d’assistance personnelle.

 

 

Comment contracter un service d’assistance personnelle ?

Pour vous retrouver parmi toutes les offres et possibilitĂ©s d’assistance personnelle, notre site web est organisĂ© sous la forme de 6 familles de services :

  • Demande sur mesure 
  • Changement de vie
  • RĂ©impatriation
  • ÉvĂ©nements spĂ©ciaux familiaux et personnels
  • ProblĂšmes administratifs et logistiques
  • Classement, archivage et digitalisation de papiers

 

Pour vous retrouver parmi toutes les possibilitĂ©s d’office management, 9 entrĂ©es sont listĂ©es :

  • Recherche de bureau
  • Recherche de fournisseurs
  • Coordination de devis
  • Assistance opĂ©rationnelle
  • SecrĂ©tariat virtuel
  • Coordination avocat, banque et fournisseurs
  • Organisation des papiers : classement, archivage et digitalisation
  • Organisation d’évĂ©nements spĂ©ciaux professionnels
  • Optimisation des coĂ»ts

 

Vous nous contactez avec la description de votre besoin. Nous vous interrogeons sur vos contraintes (temps, argent, implication). A partir de lĂ , nous vous adressons un devis avec notre modus operandi : opĂ©ration ponctuelle ou rĂ©currente sur l’annĂ©e.

 

Notre tarif horaire est le mĂȘme quel que soit le pack mais les conditions sont diffĂ©rentes :

Le pack 3 Heures – 120€+IVA – est valable 3 mois – il s’agit de gestion Ă  distance sans dĂ©placement

Le pack 5 Heures – 200€+IVA – est valable 6 mois – Il s’agit de gestion Ă  distance sans dĂ©placement

Le pack 10 Heures – 400€+IVA – est valable 6 mois – 2H de dĂ©placement inclus.

 

On propose une nouvelle solution d’abonnement Ă  l’annĂ©e avec paiement trimestriel.

Nous proposons un pack trimestriel de 15 heures Ă  540€ HT/ 653€ con IVA renouvelable chaque trimestre avec un prĂ©lĂšvement. (36€/heure).

C’est une formule intĂ©ressante pour les entrepreneurs et qui prend en compte leurs besoins Ă  la fois professionnels et personnels !

 

Comme la question est souvent de faire le 1er pas et d’oser se faire aider, nous vous conseillons en fonction de vos besoins, de commencer progressivement par un pack de 3 heures puis de 5 heures.

Une autre possibilitĂ© est de rassembler tous azimuts diffĂ©rents sujets que vous souhaitez voir finaliser : Ă  travers un pack 10 heures, vous pourrez profiter de l’optimisation de temps que cela procure et voir tout un coup pas mal de sujets rĂ©solus.

 

Attention essayez la conciergerie administrative c’est l’adopter !Â