Règle n°2 des 10 Commandements de la charte de consultante Plug&Play.

La Règle n°2 des 10 Commandements de la charte de consultante Plug&Play est

OPTIMISATION TEMPS, ENERGIE & ARGENT

Plug & Play est un service professionnel de conciergerie dédiée aux expatriés. Nos clients expatriés font appel à nous pour gérer leurs problèmes et leur vie quotidienne, l’accès à leurs papiers, à leur domicile, à leur intimité administrative. Ils nous confient les clefs de leur vie quotidienne et c’est pourquoi la relation de confiance est une part essentielle. Votre interlocuteur est une « consultante » qui suit une charte de qualité dont voici la 2ème règle des 10 commandements.

Nos consultants experts veillent à optimiser temps, énergie et argent : ceux des consultants Plug & Play et ceux de nos chers clients.

En tant que client, vous avez fait appel à un service d’experts qui s’appuie sur une méthodologie : prise en charge du dossier, suivi, relance, gestion du timing, fin du dossier.

Que ce soit pour un NIE, une recherche d’appartement ou encore une prestation de Personal Assistant, nous distinguons des étapes d’on boarding (prise en charge du dossier), préparation, gestion, finalisation et transmission au client.

Nous allons vous demander de respecter ce process qui est gage d’efficacité et de maîtrise du temps passé et donc des coûts. La tentation pourra être grande de « mettre la charrue avant les bœufs » en commençant une gestion, une recherche sans analyse.  Mais par expérience, et dans le fougue d’une nouvelle problématique à résoudre immédiatement, si on ne prend pas un temps rapide mais marqué de se poser les bonnes questions ou de faire les choses avec un certain ordre, il y a des ratés. Et c’est ce qu’on veut éviter à tout prix !

Le dossier est mené par le consultant qui va identifier les besoins, comprendre les enjeux, anticiper et jongler avec le timing (Les demandes urgentes c’est-à-dire moins de 48h constituent 20%-25% des demandes).

Par exemple, dans 90% des cas, nous vous demandons de répondre à un questionnaire. Cela nous permet d’identifier vos besoins, vos objectifs et vos contraintes sans avoir à y revenir ultérieurement. Parfois même nous vous indiquerons que les délais ne sont pas tenables…( Ô rage, Ô désespoir, Ô timing ennemi …)

Si vous êtes d’accord, nous gardons vos informations et documents clés (de manière sécurisée) afin d’éviter d’ avoir à vous demander 5 fois et gagner en agilité.

Plug&Play a conscience que la pleine confiance s’accorde après des expériences successives réussies. Aussi, quand nous confiez un dossier, nous avons conscience que vous nous le confiez uniquement car nous le réaliserons de manière sûre, mieux et plus rapidement que vous.

☛ Concrètement, cela implique qu’on anticipe des délais ou des dates limites, des formulaires à vous faire signer, des documents à rassembler. L'anticipation EST la pierre angulaire de la conciergerie et fait la différence entre un service basique et un service de qualité.

L’anticipation nous permettra par ailleurs d’optimiser et être efficace : on regroupe les actions susceptibles d’être menées ensemble. 

Si vous avez contracté un pack d’heures, nous vous rappelons lorsqu’un sujet va être chronophage ou avec un faible retour sur investissement.

Également cela implique qu’on vous représente en défendant vos intérêts et/ou vos critères de décision. Quand vous aurez décidé de nous confier un mandat de représentation, nous saurons distinguer les points sur lesquels avancer de manière autonome et proactive et les sujets à vous faire valider au préalable. Dans la négociation d’un appartement, nous aurons nos indicateurs propres à nos expériences et connaissances mais également vos critères en-tête. 

Autre caractéristique : un(e) consultant(e) pourra prendre la parole en votre nom lors d’une négociation ou d’un rendez-vous notarié sur une base d’expression professionnelle sans que vous ayiez à rougir. Que ce soit par écrit ou à l’oral, les consultant(e)s Plug&Play s’expriment de manière réfléchie et soignée (grammaire et orthographe !). Il s’agit de votre image et de la nôtre. Une bonne représentation induit une meilleure négociation !

Nos engagements de qualité sont décrits dans la charte qualité

Voir "La règle n°1 des 10 commandements de la charte de consultante Plug&Play : CONFIANCE ET DISTANCE"

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Règle n°1 des 10 Commandements de la charte de consultante Plug&Play

La règle n°1 des 10 commandements de la charte de consultante Plug&Play est

CONFIANCE ET DISTANCE

Plug&Play est un service professionnel de conciergerie dédiée aux expatriés. Nos clients font appel à nous pour résoudre leurs problèmes. Pour cela, ils nous donnent l’accès à leurs papiers, à leur domicile, à leur intimité administrative, et le plus important ils nous accordent leur confiance. Ils nous confient les clefs de leur vie quotidienne et c’est pourquoi la relation de confiance est une part essentielle.

Votre interlocuteur est une consultante qui suit une charte de qualité dont voici 1 des 10 commandements. 

Dans le cadre de l’engagement qualité Plug&Play, la consultante a un rôle d’interlocutrice dédiée à un client auquel elle va apporter la réponse ou la solution et sur lequel ce dernier va s’appuyer. La consultante est en charge des demandes du client et est personnellement responsable de son dossier : sa réactivité, la qualité des réponses, compréhension des exigences, etc. Une consultante Plug&Play n’est ni un passe-plat de liste de papiers, ni une boîte email.

Nous ne deviendrons pas votre « meilleure copine » (désolée mais c’est la condition indispensable pour garder une distance nécessaire au professionnalisme !).

Plug&Play vend de l’écoute attentive, une présence opérationnelle, de l’empathie mais en conservant une distance. Ceci est également relié à une autre règle des 10 commandements qu’on verra plus tard, la discrétion et la confidentialité.

Notre posture est celle du consultant, celui qui donne un conseil et apporte une solution.

Concrètement, cela implique que :

• nous réfléchissons sur votre dossier client, notamment aux conséquences (administratives, fiscales, …)
• nous anticipons les contraintes de temps ou logistique
• nous évitons au maximum de travailler uniquement en réaction ou juste en suivant une liste de documents.

Par exemple, nous évitons de vous proposer un NIE carte de résidence si vous souhaitez éviter une qualification en résident fiscal espagnol. Ou encore pour la recherche d’un logement, nous veillerons au rapport qualité/prix que vous souhaitez, aux contraintes de dates, de signature, d’obtention des papiers (NIE ou autres).

Par ailleurs, nous mettons de côté notre expérience personnelle avec nos antériorités, nous envisageons votre cas comme un sujet professionnel avec son historique en propre. Chaque demande est vue comme un cas spécifique à résoudre. Nous collons à vos exigences et contraintes (budget, capacité d’adaptation, choix de vie).

Nos engagements de qualité sont décrits dans notre charte qualité

Si cette 1^ère règle vous parle et vous motive et que vous souhaitez rejoindre l’équipe d’experts de Plug&Play, vous pouvez postuler ICI

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Service de conciergerie et d’assistance personnelle à Barcelone

Plug&Play propose un service de conciergerie et d’assistance personnelle à Barcelone : vous voulez en savoir plus !

On nous pose souvent la question de ce à quoi cela correspond.

Au début il y a une interrogation : est-ce que j’en ai vraiment besoin ? Ne suis-je pas capable de le faire par moi-même ?  Je ne vais quand même pas payer quelqu’un pour assumer un sujet aussi personnel ?

D’où l’idée de ce billet qui va vous détailler notre service pour mieux comprendre l’intérêt de se faire aider.

Sommaire :

• Un emploi du temps de plus en plus chargé et des tâches du quotidien de plus en plus complexe.
• L’administratif : des experts vraiment ?
• Délégation totale, consulting administratif à distance, accompagnement
• Quels types d’assistance personnelle opérationnelle ?
• Un client de conciergerie administrative cela ressemble à quoi ?
• Timesheet et maîtrise des dépenses d’assistance personnelle
• Comment contracter un service d’assistance personnelle ?

Un emploi du temps de plus en plus chargé et des tâches du quotidien de plus en plus complexe.

Le point de départ de notre service de conciergerie est le QUOTIDIEN : nous souhaitons apporter des solutions opérationnelles aux expatriés à Barcelone dans la vie de tous les jours.

Expatrié ou pas, le jonglage entre agenda professionnel et sujets personnels devient de plus en plus complexe. Malgré les outils de productivité en tout genre, il se trouve que toute démarche prend de plus en plus de temps. La faute à la protection des données, aux besoins de sécurité de plus en plus importants, au formalisme des administrations ou des prestataires en tout genre. Cela vous oblige à écouter leur répondeur téléphonique ou messages préenregistrées sans que vous ayez accès au moindre renseignement.

Qui n’a jamais raccroché de rage à un répondeur vocal ne proposant pas les options que vous cherchez ? Qui n’a jamais été agacé par la longueur de la récitation des conditions d’un opérateur téléphonique ou d’électricité ?

Qui n’a jamais reposé le combiné tout en n’étant pas bien sûr si la démarche demandée avait été bien effectuée ?

On se moque de la « phobie administrative », popularisée par un ancien ministre français. Mais honnêtement quand on voit l’énergie qu’il faut rassembler pour accéder à sa zone client sur certains prestataires, à la bande passante intellectuelle nécessaire pour comprendre la grille de tarifs d’un opérateur téléphonique.  Nous savons que la phobie administrative guette toute personne normalement constituée et à tout moment.

Force est de constater que l’administratif ou les tâches du quotidien relèvent de l’expertise et encore plus quand on vit dans un autre pays hors de sa zone de confort.

D’où notre proposition de valeur de déléguer certaines tâches à des experts pour monétiser son temps sur d’autres sujets.

L’administratif : des experts vraiment ?

Cela peut faire sourire quand très sérieusement nous expliquons que l’administratif et la logistique du quotidien relève d’experts et plus exactement d’expertes.

Il y a quelques dizaines d’années le plus grand nombre prenait sur son temps libre pour réparer soi-même son véhicule.  A l’heure actuelle, compte tenu de la complexité des moteurs, très peu s’aventurent sur une telle expérience. Sur une sphère familiale, les parents suivaient et mettaient à niveau leur progéniture après l’école. Entre le peu de disponibilité et la pédagogie sans cesse renouvelée, un grand nombre préfère laisser faire des professeurs adaptés.

Le point c’est l’optimisation du temps passé sur une tâche et l’effet qui en découle.

En délégant à un(e) consultant(e) qui a l’habitude d’une mécanique administrative, il est certain que les résultats sont obtenus avec méthode et rapidité.  Les bonnes questions sont posées, les biais ou les freins sont identifiés tout de suite. Les déplacements infructueux sont quasi-inexistants et l’agacement sous contrôle. Il peut avoir des surprises car l’administratif n’est pas une science exactemais grosso modo, on sait à quoi s’attendre.

Notre savoir-faire repose avant tout sur l’expérience : c’est en « forgeant », qu’on devient forgeron et c’est en « administrant qu’on devient expert administratif».

Un concierge administratif ne connaît pas tout sur tout mais sait comment s’y prendre, s’appuie sur une méthodologie pour rechercher et confronter une information. Chaque jour son expérience s’enrichit et améliore son expertise.

Après un parcours de 5 ans, Plug&Play propose une centaine de démarches dans son catalogue et l’offre s’amplifie régulièrement en toute maîtrise.

Délégation totale, consulting administratif à distance, accompagnement

La conciergerie c’est de l’assistance personnelle opérationnelle. On agit, on trouve une solution sur une problématique donnée.

Cela recouvre 3 modes d’action :

• Nous effectuons la démarche ou la gestion à votre place de bout en bout. Nous faisons la recherche, collectons vos documents et gérons la démarche en vous représentant. C’est ce qu’on appelle une démarche en délégation totale. Cela peut être le cas pour des NIE non-résidents, une recherche d’appartement avec visites en facetime, un changement de titulaire pour un contrat d’électricité, un changement d’immatriculation, un changement de permis de conduire, des changements d’adresse. Il ne peut s’agir que de gestions pour lesquels nous avons une autorisation ou un pouvoir pour agir.

• Nous proposons du consulting administratif à distance quand votre brief nous demande de :
  • faire seulement des recherches d’informations sur un sujet administratif précis (retraite, sécurité sociale,…)
  • coordonner différentes demandes de devis (persienne, peintre, réparation de piscine, jardinier, fleuriste…)
  • comparer et trouver une solution par rapport à une problématique (installer la TV en langue étrangère, contacter l’administrateur ou la finca sur un sujet en cours, gérer une portabilité, …)

Dans cette option, on prend l’information, on vous décrit la situation et vous propose les différentes options possibles à envisager. Vous prenez la décision, nous vous donnons la liste des éléments à rassembler si besoin et on organise le rendez-vous de manière à ce que vous n’ayez pas de questions à vous poser. Vous faites votre démarche en tout sérénité. Le consulting administratif à distance peut être une solution pour des clients à travers l’Espagne puisque nous gérons sans avoir à nous déplacer concrètement.

• On vous propose aussi un accompagnement. On gère en amont et une consultante sera présente lors de votre rendez-vous. L’accompagnement peut aider pour pallier une non-maîtrise de la langue mais également pour se sentir moins seul sur certaines démarches. Cette option se révèle intéressante quand vous souhaitez qu’un tiers soit là pour négocier votre intérêt ou pose des questions là où vous n’oseriez pas. Cela peut être pour des visites immobilières, une signature chez le notaire, une négociation de prêt ou encore des sujets médicaux. Il ne peut s’agir à l’heure actuelle que d’accompagnement sur Barcelona ou ses environs.

Ce qu’on vend c’est du temps dédié mais également notre savoir-faire. Notre temps passé est naturellement plus court et optimisé que le vôtre. Nous sommes plus rapides à chercher l’information, à rassembler les éléments, à prendre le rendez-vous adapté. On sera naturellement plus rapide que vous à obtenir des devis ou à coordonner certains prestataires. Nous avons en tête la timeline et comment optimiser un déplacement.

D’ailleurs nous avons les déplacements en horreur notamment les déplacements infructueux : nous nous déplaçons que lorsqu’il y a une valeur à ce déplacement, lorsqu’on sait précisément qu’il va falloir gérer physiquement pour obtenir le résultat qu’on nous demande.

Quels types d’assistance personnelle opérationnelle ?

On fonctionne aussi bien avec des particuliers que des entreprises. Nos clients sont des entrepreneurs aussi qui ont des demandes à la fois personnelles et professionnelles.

Voici une liste non-exhaustive du type de services proposés

Pour les particuliers, les services d’assistance personnelle sont :

• Comparatif d’assurances voiture, logement, mutuelle santé
• Changement de contrat d’assurance
• Changement d’adresse ou de nom de famille
• Recherche d’information auprès de professionnels avocats ou conseillers fiscaux
• Prise de rendez-vous dans une administration ou avec un prestataire ou un organisme spécifique (centre médical
• Demande de devis pour des piscinistes, des antennistes, installateurs de fibre et de téléphonie
• Déclaration de vol ou de sinistre auprès d’assurances
• Gestion de demande de remboursement et/ou de prise en charge en cas de vol, dégât des eaux, perte de bagage, retard de vol ou dans des transports,
• Présentation du dossier d’Area Verde, carte de stationnement résident
• Recherche d’information pour une exonération d’IVA en cas d’handicap
• Recherche d’information et présentation du dossier pour une inscription dans des école internationales
• Collecte de documents pour demande de carte de famille nombreuse ou carte handicap
• Prise d’information et organisation de planning d’activités extra-scolaires
• Prise d’information, préparation du dossier pour homologation de diplômes universitaires
• Demande de visas touristiques
• Transfert de droits de sécurité sociale ou de droits à la retraite
• Organisation d’événements spéciaux (célébration, anniversaire) et de déménagements
• Recherche d’appartement, relecture de contrat, organisation d’un agenda de visites, prise de rendez-vous et état des lieux

Pour les professionnels individuels ou entreprises, les missions d’office management sont :

• Sélection meubles de bureau, de cuisine,
• Organisation des espaces de travail (climatisation, lumière, espaces verts)
• Commande de fournitures ou de matériel de bureau (imprimante, téléphone, équipement divers)
• Saisie et réconciliation avant présentation au comptable
• Comparatif d’assurances bureau ou responsabilité civile
• Demande de devis auprès de professionnels (plombier, serrurier, persiennes, jardinier, fibre optique, visioconférence)
• Installation de centrales téléphoniques, climatisation,
• Demande et suivi de réparations en tout genre
• Demande de NIE administratifs et de certificats digitaux
• Réservation de vols ou d’espaces lounge ou VIP, envois de coursiers et demandes de visas business
• Recherche de bureaux, de local ou de zone de stockage (magasin)
• Optimisation des coûts des utilitaires (eau, électricité, chauffage, climatisation)
• Organisation de déménagement
• Vérification des contraintes administratives avant l’ouverture d’un restaurant ou d’une boutique
• Échanges opérationnels avec ingénieur technique et avocat pour obtention de licence d’activités
• Négociation auprès de banque, agents immobiliers ou de prestataires
• Relation avec la finca ou l’administrateur de l’immeuble (présence AG, envoi de pièces demandées, ...) ou avec une assurance (en cas de sinistre, …)
• Demande de documents de sécurité sociale ou de retraite inter-pays européens
• Réconciliation des documents nécessaires pour compléter dossier retraite

Un client de conciergerie administrative cela ressemble à quoi ?

Nos clients sont des particuliers découvrant l’Espagne et souhaitant atterrir en douceur dans ce nouveau territoire administratif : famille, célibataire, famille recomposée ayant à vivre une transition récente à la fois en termes de territoire et de changement de mode de vie. 

Ils veulent être accompagnés par rapport à des lacunes en castillan qu’ils ne maîtrisent pas encore. A l’inverse, nous avons également des natifs espagnols qui ont vécu l’expatriation et qui reviennent en Espagne et ne souhaitent pas être confrontés lors de leur retour à des gestions administratives forcées.

Nos clients sont des expatriés au sens qu’ils ne sont pas forcément dans leur pays d’origine. Ce ne sont pas nécessairement des cadres dont les frais sont totalement pris en charge par leur société. En général, nous travaillons avec des expatriés actifs ou professionnels qui sont à la tête de leur société et qui prennent en charge de manière consciente leur frais d’assistance personnelle. Le concept d’assistance personnelle est considéré comme un moyen pour aller plus loin dans leur activité professionnelle. 

Nos clients ont clairement choisi de déléguer le temps qu’ils peuvent monétiser d’une autre façon par ailleurs. 

Les clients de Barcelona Plug&Play sont également des particuliers qui souhaitent aller plus vite sans prise de tête avec un résultat effectif. Phobique administratif ou pas, il n’y a pas besoin de prétexte pour faire appel à un service de conciergerie comme celui de Barcelona Plug&Play.

Nos clients comprennent rapidement que si notre service a un coût, notre assistance opérationnelle peut leur faire faire des économies ou leur éviter un manque à gagner. On ne fait appel qu’à certains types de services qui si on en a l’utilité. Nous ne ferons appel à des traducteurs assermentés que si on en a besoin et strictement dans la limite de ce qui est requis par exemple.

Nous ne nous déplaçons pas s’il n’y a pas d’utilité. En revanche, nous pourrons faire appel aux services d’un coursier moins onéreux si nécessaire.

Nous nous adaptons à tous les budgets et si nous ne pouvons pas le faire avec le budget accordé, nous l’indiquons.

De la même façon, nous accueillons toutes les demandes (tant qu’elles restent dans un cadre légal) sans jugement et de manière ouverte. Conscientes que toutes les demandes sont dans la nature, des plus classiques aux plus originales, nous procédons aux gestions avec empathie, rigueur, réactivité, conscience professionnelle.

Timesheet et maîtrise des dépenses d’assistance personnelle

Plug&Play fonctionne en mode projet. 

On se met d’accord sur un volume de temps passé dans un pack d’heures : 3, 5, 10 voire 20 heures et sur la récurrence : 15 heures/trimestre, 10 heures/mois.

Une consultante administrative vous est dédiée. Vous pourrez lui envoyer vos demandes sous la forme de tickets par email. Des échanges sont possibles par whatsapp ou par téléphone mais la solution des emails nous permet d’être le plus efficace possible (cela permet de partager les emails et de faire un suivi grâce à notre outil CRM).

Chaque gestion (échanges email, whatsapp, appel, déplacement) est comptabilisée et est reportée dans une feuille de temps avec les frais engagés correspondants. Elle est transmise régulièrement au client pour lui donner une certaine visibilité et un certain contrôle dans ses dépenses d’assistance personnelle.

Comment contracter un service d’assistance personnelle ?

Pour vous retrouver parmi toutes les offres et possibilités d’assistance personnelle, notre site web est organisé sous la forme de 6 familles de services :

• Demande sur mesure 

• Changement de vie

• Réimpatriation

• Événements spéciaux familiaux et personnels

• Problèmes administratifs et logistiques

• Classement, archivage et digitalisation de papiers

Pour vous retrouver parmi toutes les possibilités d’office management, 9 entrées sont listées :

• Recherche de bureau

• Recherche de fournisseurs

• Coordination de devis

• Assistance opérationnelle

• Secrétariat virtuel

• Coordination avocat, banque et fournisseurs

• Organisation des papiers : classement, archivage et digitalisation

• Organisation d’événements spéciaux professionnels

• Optimisation des coûts

Vous nous contactez avec la description de votre besoin. Nous vous interrogeons sur vos contraintes (temps, argent, implication). A partir de là, nous vous adressons un devis avec notre modus operandi : opération ponctuelle ou récurrente sur l’année.

Notre tarif horaire est le même quel que soit le pack mais les conditions sont différentes :

Le pack 3 Heures - 120€+IVA - est valable 3 mois – il s’agit de gestion à distance sans déplacement

Le pack 5 Heures - 200€+IVA - est valable 6 mois – Il s’agit de gestion à distance sans déplacement

Le pack 10 Heures - 400€+IVA - est valable 6 mois - 2H de déplacement inclus.

On propose une nouvelle solution d'abonnement à l'année avec paiement trimestriel.

Nous proposons un pack trimestriel de 15 heures à 540€ HT/ 653€ con IVA renouvelable chaque trimestre avec un prélèvement. (36€/heure).

C'est une formule intéressante pour les entrepreneurs et qui prend en compte leurs besoins à la fois professionnels et personnels !

Comme la question est souvent de faire le 1er pas et d’oser se faire aider, nous vous conseillons en fonction de vos besoins, de commencer progressivement par un pack de 3 heures puis de 5 heures.

Une autre possibilité est de rassembler tous azimuts différents sujets que vous souhaitez voir finaliser : à travers un pack 10 heures, vous pourrez profiter de l’optimisation de temps que cela procure et voir tout un coup pas mal de sujets résolus.

Attention essayez la conciergerie administrative c’est l’adopter ! 

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