Interview : Optimiser son déménagement avec les conseils de Xavière Truche, home organizer
Nous avons eu le privilège de rencontrer Xavière Truche, experte en home organizing chez Casa Luz, pour discuter des défis et des stratégies liés à la préparation d'un déménagement, surtout lorsqu'il s'agit de s'expatrier. Dans cette interview exclusive, Xavière partage ses précieux conseils pour aborder efficacement le tri, l'emballage, et l'organisation avant de changer de pays. Que vous soyez déjà au milieu des cartons ou que vous planifiez votre départ, ses recommandations vous aideront à maîtriser votre déménagement et à entamer votre nouvelle aventure avec sérénité et organisation.
Les questions posées à Xavière ...
- Par où commencer face à cette immensité de travail ?
- Que répondre aux expatriés qui disent « j'ai pas envie, j'ai du mal à m'y mettre, ça va être trop long » ?
- Que répondre à ceux qui s'arrachent les cheveux et qui se disent « je ne vais pas réussir à faire tout rentrer dans mon futur logement » ?
- Que dire aux gens qui ressentent une vraie difficulté émotionnelle à faire ce tri ?
- Que faire des papiers ?
Par où commencer face à cette immensité de travail ?
"Bonjour Audrey, merci de ton invitation. Je suis super contente de pouvoir partager ces conseils. Par quoi commencer quand on a un projet d'expatriation qui se concrétise ? On va commencer par le tri impératif avant de faire les cartons. Pour une simple raison, c'est que quand on aura trié, on se sera débarrassé de certains objets et qu'on n'aura pas du coup besoin d'emballer et de transporter et de déballer de nouveau. Donc on va commencer par le tri, clairement le tri. Et dans le tri, je peux conseiller de commencer par les objets les plus volumineux ou par les vêtements par exemple, ensuite les livres, le matériel de bricolage, les collections ou le matériel de sport ou d'activités manuelles. On commence par le tri avant les cartons."
👉 Retrouvez également nos 5 conseils essentiels pour préparer votre déménagement en Espagne !
Que répondre aux expatriés qui disent « j'ai pas envie, j'ai du mal à m'y mettre, ça va être trop long » ?
"Alors, effectivement, l'opération de tri et d'emballage, clairement, c'est le sujet numéro un de procrastination. Mon conseil c'est ne “réfléchissez pas, mettez-vous en mode automatique. C'est un truc que vous devez faire dans tous les cas, donc allez-y.” Bloquez-vous des créneaux dans votre agenda le week-end si vous ne pouvez pas le faire la semaine. Mais clairement, mettez-vous en mode automatique et commencez aussi à vous projeter en vous disant qu'une fois que ce sera fait, vous serez soulagé et vous allez pouvoir passer à autre chose, partir en vacances pour certains ou profiter des étapes qui suivent ensuite après cette opération de tri et de mise en carton."
Que répondre à ceux qui s'arrachent les cheveux et qui se disent « je ne vais pas réussir à faire tout rentrer dans mon futur logement » ?
"Alors, rassurez-vous, il n'est pas rare aujourd'hui d'avoir entre 30 et jusqu'à 60% d'objets superflus chez soi. Donc ne culpabilisez pas, on est juste, entre guillemets, des victimes du mode de consommation, de surconsommation. Donc ne vous inquiétez pas, quand vous allez vraiment faire le tri : je peux vous donner tout un tas de conseils pour trier, je vous en donnerai un petit peu plus tard dans l'interview. Vous allez vraiment réduire le volume de vos affaires. Il y a déjà ça. Et ensuite, une fois que vous allez arriver dans votre nouveau logement, en location ou en achat, dans les deux cas, vous avez des possibilités différentes, mais vous avez la possibilité d'optimiser, de choisir vraiment armoires ou des dressings pour optimiser le rangement et optimiser l'espace. Moi ce que je vais vous donner comme conseil c'est déjà d'utiliser toute la hauteur sur des étagères, aller jusqu'au plafond c'est pas du tout choquant. D'ailleurs ce sera beaucoup mieux parce que vous n'aurez pas forcément des affaires qui seront stockées au-dessus des placards, au-dessus des des armoires. Et puis ensuite, sur les armoires, utilisez la profondeur. Pour utiliser la profondeur, l'idéal, c'est les tiroirs. Donc les tiroirs jusqu'à hauteur de taille pour pouvoir ouvrir et pouvoir voir tout ce qui est dans vos tiroirs jusqu'au fond.
Ensuite, on va dire un peu plus haut, au-dessus des épaules, au-dessus de la tête, vous pouvez mettre des étagères avec des sacs de rangement. C'est propre, c'est carré, c'est net. Et vous pouvez ranger des affaires plutôt saisonnières ou des affaires. Vous pouvez stocker ça en hauteur sans aucun problème. Vous aurez déjà travaillé sur la suppression du superflu. Ensuite, vous allez optimiser les rangements. vous aurez quand même largement la place d'intégrer toutes vos affaires et ce sera surtout nécessaire si vous allez être confronté à une réduction de la surface de votre habitation. Ce n'est pas rare de passer d'un 200 m² à un 80 m² et c'est tout à fait faisable. Voilà."
Que dire aux gens qui ressentent une vraie difficulté émotionnelle à faire ce tri ?
"Alors effectivement, le rapport en fait à nos affaires, c'est aussi un rapport à notre passé. Il y a du positif là-dedans. Encore une fois, souvent on a des émotions qui sont attachées à nos affaires. des émotions positives, il y en a, des un peu moins positives, mais en tout cas, on va se concentrer sur le positif. Et là, dites-vous que l'occasion de faire le tri, c'est une occasion aussi de se recentrer sur soi et d'aborder votre projet d'expatriation de façon totalement zen et sereine. Dites-vous que c'est “Voilà, c'est une étape importante. Il y a énormément de positifs”. Ça peut aussi vous changer certaines choses aussi, votre rapport en fait à votre passé. Vous allez avoir un œil peut-être plus doux et bienveillant vis-à-vis de vous et de votre passé, en fait, en faisant ce tri et en replongeant un peu dans les émotions du passé. Mais voilà, c'est plutôt... En général, c'est des choses qui transforment, mais plutôt vraiment dans le positif parce qu'en triant, on s'attaque à quelque chose, mais aussi on va se délester du poids aussi du passé. C'est quand même une phase hyper importante. Après, les objets dont vous allez vous séparer, dites-vous qu'ils ne sont pas perdus, c'est aussi une super occasion de faire un geste en faveur des plus démunis. Vous pouvez donner des objets à des associations caritatives, par exemple. C'est OK et c'est un côté quand même aussi, encore une fois, très positif."
Que faire des papiers ?
"Alors, les papiers, comme le suggère Audrey, dans les échanges qu'on a eus, je partage totalement. Et en fait, je vous conseille déjà d'ouvrir toutes les enveloppes qui n'ont pas été ouvertes, que vous avez peut-être empilées dans un coin ou dans plusieurs endroits. Vous rassemblez tout, vous ouvrez tout et vous faites deux piles. Une pile des courriers à traiter et une pile des courriers à ranger. Ce qui ne rentre pas dans ces deux piles, c'est du courrier à jeter. Dans la pile de courriers à ranger, c'est la plus facile. Si vous avez le temps de le faire, vous les rangez. Vous avez des classeurs ou des boîtes par catégorie, la santé, les impôts, les factures, etc. Et ça, il n'y a pas d'urgence. Vous pouvez trier. Si vous avez le temps de le faire là, faites-le là. Moi, mon conseil, c'est plutôt d'aller chercher quand même, de trier et de ranger les autres affaires. Ça, vous pouvez le faire une fois que vous serez arrivé sur votre lieu d'expatriation. Et ensuite, j'ai envie de dire, même presque en premier quand même, il y a le courrier à traiter. Et ça, je vous conseille d'apurer les factures que vous pouvez apurer.
Et ensuite, de traiter tout ce que vous pouvez traiter avant de partir. Il y a deux, trois sujets un petit peu urgent comme la santé, par exemple, qui vont être assez prioritaires. Mais ça, dites-vous aussi qu'une fois que vous serez sur votre lieu d'expatriation ou que vous serez en phase de transition, Il y a beaucoup de formalités administratives qui sont dématérialisées aujourd'hui, et vous pouvez faire énormément de choses à distance, même rien qu'envoyer un courrier recommandé. Ça se fait grâce au site de La Poste, sans vouloir faire trop de publicité, mais voilà, c'est complètement possible, il y a beaucoup de choses qu'on peut faire. Voilà, donc il y a no stress pour les papiers."
Nous tenons à remercier chaleureusement Xavière Truche pour ses conseils éclairés et pratiques. Son expertise en home organizing s'avère précieuse pour toute personne confrontée à la complexité d'un déménagement, en particulier les expatriés qui se préparent à embrasser une nouvelle culture et un nouvel environnement. Nous espérons que ses recommandations vous aideront à aborder votre déménagement avec moins de stress et plus d'efficacité. Pour plus de soutien et de conseils personnalisés, n'hésitez pas à contacter Xavière chez Casa Luz. Bon déménagement et bonne organisation à tous !
Top 5 des conseils avant déménagement vers l'Espagne
Vous avez décidé de partir en Espagne, en Catalogne ou ailleurs ? Vous avez programmé votre date de départ ? Un décompte de temps avant le Jour J s’est enclenché et vous vous demandez si vous n’avez pas oublié quelque chose dans votre check-list. Au-delà des désinscriptions à vos abonnements divers de votre lieu de vie (salle de sport, presse, carte de transport, etc) et des pots de départ, l’équipe de Plug&Play vous invite à vous poser un instant afin de vous préparer à votre départ.
Dans cet article ...
- Notre Conseil N°1 – Faire du tri
- Notre Conseil N°2 – Vous préparer au changement et s'imprégner de la vie en Espagne
- Conseil N°3 – Définir ses priorités
- Conseil N°4 – Se renseigner sur la possible couverture santé
- Conseil Numéro 5 : Réunir, organiser et scanner toute sa documentation
Notre Conseil N°1 – Faire du tri
Une nouvelle vie ça veut dire faire de la place matériellement et mentalement.
Séparez-vous des affaires qui vous encombrent ou pour lequel vous n’avez pas d’usage. Un déménagement coûte cher et se retrouver avec des cartons qui ne nous donnent pas envie ont tendance à plomber l’énergie.
Organisez une opération coup de poing de vente des objets chez vous ou sur une plate-forme de 2nde main, donnez les objets et vêtements en bon état à des associations, partagez vos lectures à vos amis ou connaissance en cadeau de départ, recyclez les câbles ou High Tech qui ne servent plus.
On va vous partager bientôt quelques conseils sur le tri avec Xavière Truche de Casa Luz : retrouvez son interview par ici.
Le maître mot est créer de l’espace pour cette nouvelle expérience et cette page à écrire dans un nouveau pays.
Notre Conseil N°2 – Vous préparer au changement et s'imprégner de la vie en Espagne
Même si l’Espagne est un pays de l’UE aux portes de la France, il y a des différences culturelles, juridiques et un mode de fonctionnement subtilement différent.
Ce conseil parait évident mais force est de constater le nombre de compatriotes français, allemands, nord-américains arriver en Espagne avec leurs certitudes et habitudes et s’étonner de certaines situations en prenant celles de leur pays d’origine comme étant la norme internationale. Tomber amoureux l’Espagne en mode Playa y Tapas, c’est facile mais vivre au quotidien en Espagne c’est une succession de bonnes et mauvaises surprises donc autant y être préparé !
Avant d’arriver, renseignez-vous sur les horaires, le fonctionnement des administrations locale et étatiques, le coût de la vie, le marché immobilier, la santé, la protection sociale, … et soyons fous, l’histoire ! Typiquement si vous arrivez en Catalogne, vous arrivez sur une terre indépendantiste donc protectionniste notamment vis-à-vis des étrangers, c’est toujours intéressant de comprendre pourquoi on arrive à cette situation et comment le gérer en tant qu’expatrié qui veut s’intégrer ☺
Quand on dit se préparer au changement, c’est notamment se préparer à laisser tomber ses références de manière systématique !
Plug&Play vous propose des entretiens d’orientation et des webinaires pour mieux cerner ces interrogations.
Conseil N°3 – Définir ses priorités
Avant d’avoir poser ses valides en terre ibérique, il est important de déterminer de manière très précise ce qui va être le plus important pour la réussite de son installation : le travail ? le logement ? Le life style ?
Il ne faut pas se cacher derrière des faux-semblants ou des envies idéalisées et être assez concret. Typiquement, si vous recherchez un travail salarié, il faut se poser la question : combien je peux prétendre sur mon niveau de poste et dans quel type de logement je souhaite vivre ? Quel va être mon train de vie en Espagne ?
Conseil N°4 – Se renseigner sur la possible couverture santé
Là c’est le réflexe professionnel d’Agence de Relocation qui surgit. Evidemment quand on est jeune et en pleine forme, on se dit que cette question est un détail. En fait, pas forcément, concrètement, vous devez cotisez en Espagne pour bénéficier des droits de sécurité sociale (j’écarte les options pour les réfugiés, personnes précaires, etc). A partir de là, vous avez 5 options :
- soit vous cotisez et pourrez bénéficier des droits de couverture santé publique (attention ce n’est pas automatique, il faut être enregistré à la mairie, avoir un NIE, demander vos cartes CatSalut, Ib Salut, etc)
- soit vous êtes chercheur d’emploi dans votre pays d’origine au sein de l’UE et donc vous pouvez faire transférer vos droits de sécurité sociale auprès de l’INSS (Instituto Nacional de Seguridad Social) via le formulaire S1
- soit vous êtes travailleur déplacé et vous pouvez faire transférer vos droits durant le temps de votre déplacement tout en cotisant dans votre pays d’origine
- soit vous êtes conjoint (marié ou pacsé) ou enfant et vous pouvez bénéficier des droits de votre conjoint travailleur
- soit vous n’êtes dans aucun de ces cas, vous pourrez alors souscrire une assurance santé privée qui vous couvrira à 100% pour des soins, des visites de contrôle des urgences.
👉 Le casse-tête de la couverture sanitaire en Espagne
Dans tous les cas, nous vous recommandons de faire la demande de votre carte européenne dans votre pays d’origine avant de partir pour couvrir les urgences vitales !
Conseil Numéro 5 : Réunir, organiser et scanner toute sa documentation
Que dit installation dit documentation. Et on va vous la demander un nombre incalculable de fois !! Pour chaque démarche administrative à effectuer, NIE, padrón, inscription à la Sécurité Sociale espagnole des enfants, vous devrez produire des papiers, encore des papiers, et plus de papiers.
Avant de partir nous vous recommandons de demander – le cas échéant – acte de mariage plurilingue, extraits de naissance plurilingue de vos enfants, acte de naissance intégral si vous êtes pacsé et tout autre document relatif à votre famille.
Scannez ensuite vos documents et organisez votre archivage numérique : dossier papier d’identité / famille / voiture etc.
En cas de perte ou de vol de vos papiers, le fait d’avoir une copie sauvegardée fait gagner énormément de temps et de stress. C’est basique comme conseil mais on oublie bien souvent de le faire.
Ainsi, au moment de faire vos démarches, vous aurez des copies propres à présenter de vos documents aux diverses administrations. Chez Plug&Play, on doit bien souvent expliquer que non, la photo du passeport avec les doigts apparents, faite à la va vite, ne sera pas acceptée pour le dossier NIE.
Si vous cherchez un logement, préparez à l’avance votre dossier locatif : salaires, contrats, impôts, etc. Un dossier locatif déjà prêt sur un marché très tendu, ça fait la différence !
Prêts ? À vos cartons, à vos questions, à votre documentation… PARTEZ !!
Règle n°2 des 10 Commandements de la charte de consultante Plug&Play.
La Règle n°2 des 10 Commandements de la charte de consultante Plug&Play est
OPTIMISATION TEMPS, ENERGIE & ARGENT
Plug & Play est un service professionnel de conciergerie dédiée aux expatriés. Nos clients expatriés font appel à nous pour gérer leurs problèmes et leur vie quotidienne, l’accès à leurs papiers, à leur domicile, à leur intimité administrative. Ils nous confient les clefs de leur vie quotidienne et c’est pourquoi la relation de confiance est une part essentielle. Votre interlocuteur est une « consultante » qui suit une charte de qualité dont voici la 2ème règle des 10 commandements.
Nos consultants experts veillent à optimiser temps, énergie et argent : ceux des consultants Plug & Play et ceux de nos chers clients.
En tant que client, vous avez fait appel à un service d’experts qui s’appuie sur une méthodologie : prise en charge du dossier, suivi, relance, gestion du timing, fin du dossier.
Que ce soit pour un NIE, une recherche d’appartement ou encore une prestation de Personal Assistant, nous distinguons des étapes d’on boarding (prise en charge du dossier), préparation, gestion, finalisation et transmission au client.
Nous allons vous demander de respecter ce process qui est gage d’efficacité et de maîtrise du temps passé et donc des coûts. La tentation pourra être grande de « mettre la charrue avant les bœufs » en commençant une gestion, une recherche sans analyse. Mais par expérience, et dans le fougue d’une nouvelle problématique à résoudre immédiatement, si on ne prend pas un temps rapide mais marqué de se poser les bonnes questions ou de faire les choses avec un certain ordre, il y a des ratés. Et c’est ce qu’on veut éviter à tout prix !
Le dossier est mené par le consultant qui va identifier les besoins, comprendre les enjeux, anticiper et jongler avec le timing (Les demandes urgentes c’est-à-dire moins de 48h constituent 20%-25% des demandes).
Par exemple, dans 90% des cas, nous vous demandons de répondre à un questionnaire. Cela nous permet d’identifier vos besoins, vos objectifs et vos contraintes sans avoir à y revenir ultérieurement. Parfois même nous vous indiquerons que les délais ne sont pas tenables…( Ô rage, Ô désespoir, Ô timing ennemi …)
Si vous êtes d’accord, nous gardons vos informations et documents clés (de manière sécurisée) afin d’éviter d’ avoir à vous demander 5 fois et gagner en agilité.
Plug&Play a conscience que la pleine confiance s’accorde après des expériences successives réussies. Aussi, quand nous confiez un dossier, nous avons conscience que vous nous le confiez uniquement car nous le réaliserons de manière sûre, mieux et plus rapidement que vous.
☛ Concrètement, cela implique qu’on anticipe des délais ou des dates limites, des formulaires à vous faire signer, des documents à rassembler. L'anticipation EST la pierre angulaire de la conciergerie et fait la différence entre un service basique et un service de qualité.
L’anticipation nous permettra par ailleurs d’optimiser et être efficace : on regroupe les actions susceptibles d’être menées ensemble.
Si vous avez contracté un pack d’heures, nous vous rappelons lorsqu’un sujet va être chronophage ou avec un faible retour sur investissement.
Également cela implique qu’on vous représente en défendant vos intérêts et/ou vos critères de décision. Quand vous aurez décidé de nous confier un mandat de représentation, nous saurons distinguer les points sur lesquels avancer de manière autonome et proactive et les sujets à vous faire valider au préalable. Dans la négociation d’un appartement, nous aurons nos indicateurs propres à nos expériences et connaissances mais également vos critères en-tête.
Autre caractéristique : un(e) consultant(e) pourra prendre la parole en votre nom lors d’une négociation ou d’un rendez-vous notarié sur une base d’expression professionnelle sans que vous ayiez à rougir. Que ce soit par écrit ou à l’oral, les consultant(e)s Plug&Play s’expriment de manière réfléchie et soignée (grammaire et orthographe !). Il s’agit de votre image et de la nôtre. Une bonne représentation induit une meilleure négociation !
Nos engagements de qualité sont décrits dans la charte qualité
Voir "La règle n°1 des 10 commandements de la charte de consultante Plug&Play : CONFIANCE ET DISTANCE"
Règle n°1 des 10 Commandements de la charte de consultante Plug&Play
La règle n°1 des 10 commandements de la charte de consultante Plug&Play est
CONFIANCE ET DISTANCE
Plug&Play est un service professionnel de conciergerie dédiée aux expatriés. Nos clients font appel à nous pour résoudre leurs problèmes. Pour cela, ils nous donnent l’accès à leurs papiers, à leur domicile, à leur intimité administrative, et le plus important ils nous accordent leur confiance. Ils nous confient les clefs de leur vie quotidienne et c’est pourquoi la relation de confiance est une part essentielle.
Votre interlocuteur est une consultante qui suit une charte de qualité dont voici 1 des 10 commandements.
Dans le cadre de l’engagement qualité Plug&Play, la consultante a un rôle d’interlocutrice dédiée à un client auquel elle va apporter la réponse ou la solution et sur lequel ce dernier va s’appuyer. La consultante est en charge des demandes du client et est personnellement responsable de son dossier : sa réactivité, la qualité des réponses, compréhension des exigences, etc. Une consultante Plug&Play n’est ni un passe-plat de liste de papiers, ni une boîte email.
Nous ne deviendrons pas votre « meilleure copine » (désolée mais c’est la condition indispensable pour garder une distance nécessaire au professionnalisme !).
Plug&Play vend de l’écoute attentive, une présence opérationnelle, de l’empathie mais en conservant une distance. Ceci est également relié à une autre règle des 10 commandements qu’on verra plus tard, la discrétion et la confidentialité.
Notre posture est celle du consultant, celui qui donne un conseil et apporte une solution.
Concrètement, cela implique que :
- nous réfléchissons sur votre dossier client, notamment aux conséquences (administratives, fiscales, …)
- nous anticipons les contraintes de temps ou logistique
- nous évitons au maximum de travailler uniquement en réaction ou juste en suivant une liste de documents.
Par exemple, nous évitons de vous proposer un NIE carte de résidence si vous souhaitez éviter une qualification en résident fiscal espagnol. Ou encore pour la recherche d’un logement, nous veillerons au rapport qualité/prix que vous souhaitez, aux contraintes de dates, de signature, d’obtention des papiers (NIE ou autres).
Par ailleurs, nous mettons de côté notre expérience personnelle avec nos antériorités, nous envisageons votre cas comme un sujet professionnel avec son historique en propre. Chaque demande est vue comme un cas spécifique à résoudre. Nous collons à vos exigences et contraintes (budget, capacité d’adaptation, choix de vie).
Nos engagements de qualité sont décrits dans notre charte qualité
Si cette 1ère règle vous parle et vous motive et que vous souhaitez rejoindre l’équipe d’experts de Plug&Play, vous pouvez postuler ICI
Service de conciergerie et d’assistance personnelle à Barcelone
Plug&Play propose un service de conciergerie et d’assistance personnelle à Barcelone : vous voulez en savoir plus !
On nous pose souvent la question de ce à quoi cela correspond.
Au début il y a une interrogation : est-ce que j’en ai vraiment besoin ? Ne suis-je pas capable de le faire par moi-même ? Je ne vais quand même pas payer quelqu’un pour assumer un sujet aussi personnel ?
D’où l’idée de ce billet qui va vous détailler notre service pour mieux comprendre l’intérêt de se faire aider.
Sommaire :
- Un emploi du temps de plus en plus chargé et des tâches du quotidien de plus en plus complexe.
- L’administratif : des experts vraiment ?
- Délégation totale, consulting administratif à distance, accompagnement
- Quels types d’assistance personnelle opérationnelle ?
- Un client de conciergerie administrative cela ressemble à quoi ?
- Timesheet et maîtrise des dépenses d’assistance personnelle
- Comment contracter un service d’assistance personnelle ?
Un emploi du temps de plus en plus chargé et des tâches du quotidien de plus en plus complexe.
Le point de départ de notre service de conciergerie est le QUOTIDIEN : nous souhaitons apporter des solutions opérationnelles aux expatriés à Barcelone dans la vie de tous les jours.
Expatrié ou pas, le jonglage entre agenda professionnel et sujets personnels devient de plus en plus complexe. Malgré les outils de productivité en tout genre, il se trouve que toute démarche prend de plus en plus de temps. La faute à la protection des données, aux besoins de sécurité de plus en plus importants, au formalisme des administrations ou des prestataires en tout genre. Cela vous oblige à écouter leur répondeur téléphonique ou messages préenregistrées sans que vous ayez accès au moindre renseignement.
Qui n’a jamais raccroché de rage à un répondeur vocal ne proposant pas les options que vous cherchez ? Qui n’a jamais été agacé par la longueur de la récitation des conditions d’un opérateur téléphonique ou d’électricité ?
Qui n’a jamais reposé le combiné tout en n’étant pas bien sûr si la démarche demandée avait été bien effectuée ?
On se moque de la « phobie administrative », popularisée par un ancien ministre français. Mais honnêtement quand on voit l’énergie qu’il faut rassembler pour accéder à sa zone client sur certains prestataires, à la bande passante intellectuelle nécessaire pour comprendre la grille de tarifs d’un opérateur téléphonique. Nous savons que la phobie administrative guette toute personne normalement constituée et à tout moment.
Force est de constater que l’administratif ou les tâches du quotidien relèvent de l’expertise et encore plus quand on vit dans un autre pays hors de sa zone de confort.
D’où notre proposition de valeur de déléguer certaines tâches à des experts pour monétiser son temps sur d’autres sujets.
L’administratif : des experts vraiment ?
Cela peut faire sourire quand très sérieusement nous expliquons que l’administratif et la logistique du quotidien relève d’experts et plus exactement d’expertes.
Il y a quelques dizaines d’années le plus grand nombre prenait sur son temps libre pour réparer soi-même son véhicule. A l’heure actuelle, compte tenu de la complexité des moteurs, très peu s’aventurent sur une telle expérience. Sur une sphère familiale, les parents suivaient et mettaient à niveau leur progéniture après l’école. Entre le peu de disponibilité et la pédagogie sans cesse renouvelée, un grand nombre préfère laisser faire des professeurs adaptés.
Le point c’est l’optimisation du temps passé sur une tâche et l’effet qui en découle.
En délégant à un(e) consultant(e) qui a l’habitude d’une mécanique administrative, il est certain que les résultats sont obtenus avec méthode et rapidité. Les bonnes questions sont posées, les biais ou les freins sont identifiés tout de suite. Les déplacements infructueux sont quasi-inexistants et l’agacement sous contrôle. Il peut avoir des surprises car l’administratif n’est pas une science exactemais grosso modo, on sait à quoi s’attendre.
Notre savoir-faire repose avant tout sur l’expérience : c’est en « forgeant », qu’on devient forgeron et c’est en « administrant qu’on devient expert administratif».
Un concierge administratif ne connaît pas tout sur tout mais sait comment s’y prendre, s’appuie sur une méthodologie pour rechercher et confronter une information. Chaque jour son expérience s’enrichit et améliore son expertise.
Après un parcours de 5 ans, Plug&Play propose une centaine de démarches dans son catalogue et l’offre s’amplifie régulièrement en toute maîtrise.
Délégation totale, consulting administratif à distance, accompagnement
La conciergerie c’est de l’assistance personnelle opérationnelle. On agit, on trouve une solution sur une problématique donnée.
Cela recouvre 3 modes d’action :
- Nous effectuons la démarche ou la gestion à votre place de bout en bout. Nous faisons la recherche, collectons vos documents et gérons la démarche en vous représentant. C’est ce qu’on appelle une démarche en délégation totale. Cela peut être le cas pour des NIE non-résidents, une recherche d’appartement avec visites en facetime, un changement de titulaire pour un contrat d’électricité, un changement d’immatriculation, un changement de permis de conduire, des changements d’adresse. Il ne peut s’agir que de gestions pour lesquels nous avons une autorisation ou un pouvoir pour agir.
- Nous proposons du consulting administratif à distance quand votre brief nous demande de :
- faire seulement des recherches d’informations sur un sujet administratif précis (retraite, sécurité sociale,…)
- coordonner différentes demandes de devis (persienne, peintre, réparation de piscine, jardinier, fleuriste…)
- comparer et trouver une solution par rapport à une problématique (installer la TV en langue étrangère, contacter l’administrateur ou la finca sur un sujet en cours, gérer une portabilité, …)
Dans cette option, on prend l’information, on vous décrit la situation et vous propose les différentes options possibles à envisager. Vous prenez la décision, nous vous donnons la liste des éléments à rassembler si besoin et on organise le rendez-vous de manière à ce que vous n’ayez pas de questions à vous poser. Vous faites votre démarche en tout sérénité. Le consulting administratif à distance peut être une solution pour des clients à travers l’Espagne puisque nous gérons sans avoir à nous déplacer concrètement.
- On vous propose aussi un accompagnement. On gère en amont et une consultante sera présente lors de votre rendez-vous. L’accompagnement peut aider pour pallier une non-maîtrise de la langue mais également pour se sentir moins seul sur certaines démarches. Cette option se révèle intéressante quand vous souhaitez qu’un tiers soit là pour négocier votre intérêt ou pose des questions là où vous n’oseriez pas. Cela peut être pour des visites immobilières, une signature chez le notaire, une négociation de prêt ou encore des sujets médicaux. Il ne peut s’agir à l’heure actuelle que d’accompagnement sur Barcelona ou ses environs.
Ce qu’on vend c’est du temps dédié mais également notre savoir-faire. Notre temps passé est naturellement plus court et optimisé que le vôtre. Nous sommes plus rapides à chercher l’information, à rassembler les éléments, à prendre le rendez-vous adapté. On sera naturellement plus rapide que vous à obtenir des devis ou à coordonner certains prestataires. Nous avons en tête la timeline et comment optimiser un déplacement.
D’ailleurs nous avons les déplacements en horreur notamment les déplacements infructueux : nous nous déplaçons que lorsqu’il y a une valeur à ce déplacement, lorsqu’on sait précisément qu’il va falloir gérer physiquement pour obtenir le résultat qu’on nous demande.
Quels types d’assistance personnelle opérationnelle ?
On fonctionne aussi bien avec des particuliers que des entreprises. Nos clients sont des entrepreneurs aussi qui ont des demandes à la fois personnelles et professionnelles.
Voici une liste non-exhaustive du type de services proposés
Pour les particuliers, les services d’assistance personnelle sont :
- Comparatif d’assurances voiture, logement, mutuelle santé
- Changement de contrat d’assurance
- Changement d’adresse ou de nom de famille
- Recherche d’information auprès de professionnels avocats ou conseillers fiscaux
- Prise de rendez-vous dans une administration ou avec un prestataire ou un organisme spécifique (centre médical
- Demande de devis pour des piscinistes, des antennistes, installateurs de fibre et de téléphonie
- Déclaration de vol ou de sinistre auprès d’assurances
- Gestion de demande de remboursement et/ou de prise en charge en cas de vol, dégât des eaux, perte de bagage, retard de vol ou dans des transports,
- Présentation du dossier d’Area Verde, carte de stationnement résident
- Recherche d’information pour une exonération d’IVA en cas d’handicap
- Recherche d’information et présentation du dossier pour une inscription dans des école internationales
- Collecte de documents pour demande de carte de famille nombreuse ou carte handicap
- Prise d’information et organisation de planning d’activités extra-scolaires
- Prise d’information, préparation du dossier pour homologation de diplômes universitaires
- Demande de visas touristiques
- Transfert de droits de sécurité sociale ou de droits à la retraite
- Organisation d’événements spéciaux (célébration, anniversaire) et de déménagements
- Recherche d’appartement, relecture de contrat, organisation d’un agenda de visites, prise de rendez-vous et état des lieux
Pour les professionnels individuels ou entreprises, les missions d’office management sont :
- Sélection meubles de bureau, de cuisine,
- Organisation des espaces de travail (climatisation, lumière, espaces verts)
- Commande de fournitures ou de matériel de bureau (imprimante, téléphone, équipement divers)
- Saisie et réconciliation avant présentation au comptable
- Comparatif d’assurances bureau ou responsabilité civile
- Demande de devis auprès de professionnels (plombier, serrurier, persiennes, jardinier, fibre optique, visioconférence)
- Installation de centrales téléphoniques, climatisation,
- Demande et suivi de réparations en tout genre
- Demande de NIE administratifs et de certificats digitaux
- Réservation de vols ou d’espaces lounge ou VIP, envois de coursiers et demandes de visas business
- Recherche de bureaux, de local ou de zone de stockage (magasin)
- Optimisation des coûts des utilitaires (eau, électricité, chauffage, climatisation)
- Organisation de déménagement
- Vérification des contraintes administratives avant l’ouverture d’un restaurant ou d’une boutique
- Échanges opérationnels avec ingénieur technique et avocat pour obtention de licence d’activités
- Négociation auprès de banque, agents immobiliers ou de prestataires
- Relation avec la finca ou l’administrateur de l’immeuble (présence AG, envoi de pièces demandées, ...) ou avec une assurance (en cas de sinistre, …)
- Demande de documents de sécurité sociale ou de retraite inter-pays européens
- Réconciliation des documents nécessaires pour compléter dossier retraite
Un client de conciergerie administrative cela ressemble à quoi ?
Nos clients sont des particuliers découvrant l’Espagne et souhaitant atterrir en douceur dans ce nouveau territoire administratif : famille, célibataire, famille recomposée ayant à vivre une transition récente à la fois en termes de territoire et de changement de mode de vie.
Ils veulent être accompagnés par rapport à des lacunes en castillan qu’ils ne maîtrisent pas encore. A l’inverse, nous avons également des natifs espagnols qui ont vécu l’expatriation et qui reviennent en Espagne et ne souhaitent pas être confrontés lors de leur retour à des gestions administratives forcées.
Nos clients sont des expatriés au sens qu’ils ne sont pas forcément dans leur pays d’origine. Ce ne sont pas nécessairement des cadres dont les frais sont totalement pris en charge par leur société. En général, nous travaillons avec des expatriés actifs ou professionnels qui sont à la tête de leur société et qui prennent en charge de manière consciente leur frais d’assistance personnelle. Le concept d’assistance personnelle est considéré comme un moyen pour aller plus loin dans leur activité professionnelle.
Nos clients ont clairement choisi de déléguer le temps qu’ils peuvent monétiser d’une autre façon par ailleurs.
Les clients de Barcelona Plug&Play sont également des particuliers qui souhaitent aller plus vite sans prise de tête avec un résultat effectif. Phobique administratif ou pas, il n’y a pas besoin de prétexte pour faire appel à un service de conciergerie comme celui de Barcelona Plug&Play.
Nos clients comprennent rapidement que si notre service a un coût, notre assistance opérationnelle peut leur faire faire des économies ou leur éviter un manque à gagner. On ne fait appel qu’à certains types de services qui si on en a l’utilité. Nous ne ferons appel à des traducteurs assermentés que si on en a besoin et strictement dans la limite de ce qui est requis par exemple.
Nous ne nous déplaçons pas s’il n’y a pas d’utilité. En revanche, nous pourrons faire appel aux services d’un coursier moins onéreux si nécessaire.
Nous nous adaptons à tous les budgets et si nous ne pouvons pas le faire avec le budget accordé, nous l’indiquons.
De la même façon, nous accueillons toutes les demandes (tant qu’elles restent dans un cadre légal) sans jugement et de manière ouverte. Conscientes que toutes les demandes sont dans la nature, des plus classiques aux plus originales, nous procédons aux gestions avec empathie, rigueur, réactivité, conscience professionnelle.
Timesheet et maîtrise des dépenses d’assistance personnelle
Plug&Play fonctionne en mode projet.
On se met d’accord sur un volume de temps passé dans un pack d’heures : 3, 5, 10 voire 20 heures et sur la récurrence : 15 heures/trimestre, 10 heures/mois.
Une consultante administrative vous est dédiée. Vous pourrez lui envoyer vos demandes sous la forme de tickets par email. Des échanges sont possibles par whatsapp ou par téléphone mais la solution des emails nous permet d’être le plus efficace possible (cela permet de partager les emails et de faire un suivi grâce à notre outil CRM).
Chaque gestion (échanges email, whatsapp, appel, déplacement) est comptabilisée et est reportée dans une feuille de temps avec les frais engagés correspondants. Elle est transmise régulièrement au client pour lui donner une certaine visibilité et un certain contrôle dans ses dépenses d’assistance personnelle.
Comment contracter un service d’assistance personnelle ?
Pour vous retrouver parmi toutes les offres et possibilités d’assistance personnelle, notre site web est organisé sous la forme de 6 familles de services :
- Demande sur mesure
- Changement de vie
- Réimpatriation
- Événements spéciaux familiaux et personnels
- Problèmes administratifs et logistiques
- Classement, archivage et digitalisation de papiers
Pour vous retrouver parmi toutes les possibilités d’office management, 9 entrées sont listées :
- Recherche de bureau
- Recherche de fournisseurs
- Coordination de devis
- Assistance opérationnelle
- Secrétariat virtuel
- Coordination avocat, banque et fournisseurs
- Organisation des papiers : classement, archivage et digitalisation
- Organisation d’événements spéciaux professionnels
- Optimisation des coûts
Vous nous contactez avec la description de votre besoin. Nous vous interrogeons sur vos contraintes (temps, argent, implication). A partir de là, nous vous adressons un devis avec notre modus operandi : opération ponctuelle ou récurrente sur l’année.
Notre tarif horaire est le même quel que soit le pack mais les conditions sont différentes :
Le pack 3 Heures - 120€+IVA - est valable 3 mois – il s’agit de gestion à distance sans déplacement
Le pack 5 Heures - 200€+IVA - est valable 6 mois – Il s’agit de gestion à distance sans déplacement
Le pack 10 Heures - 400€+IVA - est valable 6 mois - 2H de déplacement inclus.
On propose une nouvelle solution d'abonnement à l'année avec paiement trimestriel.
Nous proposons un pack trimestriel de 15 heures à 540€ HT/ 653€ con IVA renouvelable chaque trimestre avec un prélèvement. (36€/heure).
C'est une formule intéressante pour les entrepreneurs et qui prend en compte leurs besoins à la fois professionnels et personnels !
Comme la question est souvent de faire le 1er pas et d’oser se faire aider, nous vous conseillons en fonction de vos besoins, de commencer progressivement par un pack de 3 heures puis de 5 heures.
Une autre possibilité est de rassembler tous azimuts différents sujets que vous souhaitez voir finaliser : à travers un pack 10 heures, vous pourrez profiter de l’optimisation de temps que cela procure et voir tout un coup pas mal de sujets résolus.
Attention essayez la conciergerie administrative c’est l’adopter !
