La Règle n°2 des 10 Commandements de la charte de consultante Plug&Play est
OPTIMISATION TEMPS, ENERGIE & ARGENT
Plug & Play est un service professionnel de conciergerie dédiée aux expatriés. Nos clients expatriés font appel à nous pour gérer leurs problèmes et leur vie quotidienne, l’accès à leurs papiers, à leur domicile, à leur intimité administrative. Ils nous confient les clefs de leur vie quotidienne et c’est pourquoi la relation de confiance est une part essentielle. Votre interlocuteur est une « consultante » qui suit une charte de qualité dont voici la 2ème règle des 10 commandements.
Nos consultants experts veillent à optimiser temps, énergie et argent : ceux des consultants Plug & Play et ceux de nos chers clients.
En tant que client, vous avez fait appel à un service d’experts qui s’appuie sur une méthodologie : prise en charge du dossier, suivi, relance, gestion du timing, fin du dossier.
Que ce soit pour un NIE, une recherche d’appartement ou encore une prestation de Personal Assistant, nous distinguons des étapes d’on boarding (prise en charge du dossier), préparation, gestion, finalisation et transmission au client.
Nous allons vous demander de respecter ce process qui est gage d’efficacité et de maîtrise du temps passé et donc des coûts. La tentation pourra être grande de « mettre la charrue avant les bœufs » en commençant une gestion, une recherche sans analyse. Mais par expérience, et dans le fougue d’une nouvelle problématique à résoudre immédiatement, si on ne prend pas un temps rapide mais marqué de se poser les bonnes questions ou de faire les choses avec un certain ordre, il y a des ratés. Et c’est ce qu’on veut éviter à tout prix !
Le dossier est mené par le consultant qui va identifier les besoins, comprendre les enjeux, anticiper et jongler avec le timing (Les demandes urgentes c’est-à-dire moins de 48h constituent 20%-25% des demandes).
Par exemple, dans 90% des cas, nous vous demandons de répondre à un questionnaire. Cela nous permet d’identifier vos besoins, vos objectifs et vos contraintes sans avoir à y revenir ultérieurement. Parfois même nous vous indiquerons que les délais ne sont pas tenables…( Ô rage, Ô désespoir, Ô timing ennemi …)
Si vous êtes d’accord, nous gardons vos informations et documents clés (de manière sécurisée) afin d’éviter d’ avoir à vous demander 5 fois et gagner en agilité.
Plug&Play a conscience que la pleine confiance s’accorde après des expériences successives réussies. Aussi, quand nous confiez un dossier, nous avons conscience que vous nous le confiez uniquement car nous le réaliserons de manière sûre, mieux et plus rapidement que vous.
☛ Concrètement, cela implique qu’on anticipe des délais ou des dates limites, des formulaires à vous faire signer, des documents à rassembler. L’anticipation EST la pierre angulaire de la conciergerie et fait la différence entre un service basique et un service de qualité.
L’anticipation nous permettra par ailleurs d’optimiser et être efficace : on regroupe les actions susceptibles d’être menées ensemble.
Si vous avez contracté un pack d’heures, nous vous rappelons lorsqu’un sujet va être chronophage ou avec un faible retour sur investissement.
Également cela implique qu’on vous représente en défendant vos intérêts et/ou vos critères de décision. Quand vous aurez décidé de nous confier un mandat de représentation, nous saurons distinguer les points sur lesquels avancer de manière autonome et proactive et les sujets à vous faire valider au préalable. Dans la négociation d’un appartement, nous aurons nos indicateurs propres à nos expériences et connaissances mais également vos critères en-tête.
Autre caractéristique : un(e) consultant(e) pourra prendre la parole en votre nom lors d’une négociation ou d’un rendez-vous notarié sur une base d’expression professionnelle sans que vous ayiez à rougir. Que ce soit par écrit ou à l’oral, les consultant(e)s Plug&Play s’expriment de manière réfléchie et soignée (grammaire et orthographe !). Il s’agit de votre image et de la nôtre. Une bonne représentation induit une meilleure négociation !
Nos engagements de qualité sont décrits dans la charte qualité
Voir « La règle n°1 des 10 commandements de la charte de consultante Plug&Play : CONFIANCE ET DISTANCE«
