5 Conseils pour éviter la procrastination administrative quand on s’expatrie ou quand on vit comme expatrié en Espagne

Dans cet article

S’expatrier en Espagne peut être une aventure passionnante, mais les démarches administratives peuvent parfois s’avérer complexes, surtout avec la barrière de la langue et les délais qui peuvent s’allonger.

Il y a la pratique du « mañana te llamo… » « mañana hablamos » (« demain on s’appelle, demain on se parle ») qui reporte à peu près systématiquement un élan d’action… et le volume de tâches interdépendantes parfois incompréhensibles pour un non natif en terre ibérique qui peut facilement vous propulser au fond de la piscine …

En bref, la pieuvre administrative peut facilement vous terrasser quand on cumule un déménagement plus le démarrage d’une vie en Espagne …

En tant qu’agence conciergerie, nous avons une certaine pratique du volume de gestions, des process mais également de la manière d’aborder le sujet. 

Nous vous partageons ici nos conseils pour faire ami-ami pour que la « pieuvre » devienne « Tio el pulpito » 🙂

Bref, pour mener à bien vos démarches, voici 5 conseils pour aider à rester organisé/concentré et ne pas repousser les tâches administratives importantes :

1. Diviser les tâches en mini-objectifs pour ne pas se sentir dépassé : la technique du « Poc a poc »

Les démarches administratives en Espagne peuvent sembler interminables, surtout quand on doit obtenir des documents comme le NIE ou s’inscrire à la sécurité sociale ou une carte de famille nombreuse …changement d’immatriculation ou demander une carte de parking résident. ou on va arrêter là car entre Sisiphe et Ubu, l’Espagne est un mille-feuille administratif… Il faut le savoir et pour ne pas décourager, il faut y aller petit à petit ou poco a poco ou comme diraient les catalans, « poc a poc »…

La technique imparable (même pour nous qui avons l’habitude) pour tenir la distance : Diviser ces grandes tâches en plusieurs petites étapes est la clé pour avancer sans se sentir paralysé. Par exemple, identifier s’il faut se déplacer ou faire la démarche à distance, ensuite voir la liste des documents à réunir puis commencer par collecter les documents nécessaires un jour, et réserver un rendez-vous un autre, payer la taxe un autre jour. Cela permet d‘avancer de manière gratifiante sans (trop de) stress.

2. Se fixer des deadlines avant les vraies échéances

En Espagne (et en général dans la vie administrative de tout pays), il n’est pas rare que les échéances soient décalées ou que certains services soient plus lents que prévu. Les Espagnols ont une certaine flexibilité avec le temps (« le fameux « mañana » qui devient sans complexe « pasado » o la « semana que viene« , ce qui peut jouer sur le déroulement des démarches. C’est pourquoi il est crucial pour les expatriés de se fixer des deadlines personnelles avant les vraies dates limites. Par exemple, planifier de finaliser une démarche une semaine avant la date requise permet d’éviter les surprises si les délais s’allongent. 

Par exemple, il est inutile de se dire je prévois de résilier mon assurance voiture dans 4 semaines, si vous commencez juste votre procédure d’immatriculation qui sur le papier prend 10 jours mais qui dans les faits est confronté à 5 administrations où il va avoir de toute façon 5 fois 3 à 4 jours voire 1 semaine de retard dans la gestion…

Il faut savoir faire avancer les projets et les gestions à la fois souplement et de manière volontaire. Rappelez-vous qu’il ne sert à rien de se braquer et d’aboyer sur un agent administratif car parfois cela aura l’effet inverse contre-productif.

3. Utiliser des outils de gestion avec des rappels pour ne rien oublier

La barrière de la langue peut rendre certaines démarches administratives déroutantes, surtout si des documents sont en espagnol ou catalan. Ayez toujours votre application de traduction Deepl ou SoftCatala à portée de main. 

Evidemment, il y a des outils comme Trello ou Notion qui peuvent vous aider à organiser les tâches mais ils sont un brin sophistiqués si vous n’avez pas la maîtrise.
Aussi comme le sujet est d’éviter la procrastination et de rendre le sujet plus facile aux éventuels procrastinateurs que nous sommes tous, nous recommandons d’utiliser des outils faciles à utiliser ou qui s’inscrivent dans une suite logiciel qu’on maîtrise déjà. 

organisation procrastinationVoici quelques outils simples et pratiques qui conviennent parfaitement aux particuliers et aux expatriés :

• Google Keep (qu’on trouve dans Google Suite ou Google Work Space): Une application très intuitive pour prendre des notes, créer des listes de tâches et définir des rappels avec des notifications. C’est parfait pour noter rapidement les démarches à effectuer et s’assurer de ne rien oublier, comme « Vérifier les documents pour le NIE » ou « Prendre rendez-vous au bureau de la sécurité sociale ».

• Todoist : Un excellent outil de gestion de tâches avec une interface claire et conviviale. Il permet de classer les tâches par priorité et de définir des rappels pour chaque étape. C’est un mini-Notion en version plus simple et intuitve qui avec des fonctionnalités de base permet de visualiser différemment le suivi et qui permet de partager les tâches au sein d’un couple ou d’une famille. Par exemple, vous pouvez créer un projet spécifique pour les démarches administratives et y lister toutes les étapes en répartissant les tâches : à Fulanito la demande des actes de naissance, à Fulanita le déplacement auprès de l’OAC (Oficina de Atención al Ciudadano) du quartier, … C’est l’outil que P&P recommande à l’heure actuelle (cela changera sûrement mais de momento, c’est celui-là qui à nos faveurs).

• Microsoft To Do : Un autre outil simple mais puissant pour créer des listes de tâches et définir des rappels. Il est facile à utiliser et permet de regrouper les démarches en différentes catégories, comme les tâches administratives ou personnelles, pour garder une vue d’ensemble.

• Any.do : Cet outil est idéal pour ceux qui préfèrent avoir une application tout-en-un. Any.do permet de gérer des listes de tâches, d’établir des rappels, et même de planifier des événements dans un calendrier. L’application envoie des rappels pour chaque tâche en fonction de la date d’échéance.

• Apple Reminders (pour les utilisateurs d’iPhone) : Un outil simple et déjà intégré à l’iPhone, parfait pour créer des listes de tâches avec des notifications et des rappels. Très pratique pour organiser les démarches administratives avec des alertes régulières sur le téléphone.

Nous rêvons de vous faire un comparatif plus poussé des différents outils pour mener à bien un projet de déménagement ou d’installation mais on procrastine ce sujet … (nul n’est parfait)..

En attendant, voici donc un rapide descriptif des outils qui permettent de visualiser facilement les tâches et de s’assurer que les étapes sont bien planifiées. Ils sont aussi accessibles sur plusieurs appareils (téléphone, tablette, ordinateur), ce qui est idéal pour tout expatriés qui jonglent entre différentes démarches administratives de leur vie dans leur pays d’origine tout en découvrant leur nouvelle vie en Espagne.

4. Se récompenser après chaque étape accomplie

La procrastination peut parfois être liée à un manque de motivation, surtout quand les démarches sont longues ou complexes. Une bonne astuce pour garder le moral est de s’accorder des récompenses après chaque petite victoire. Par exemple, après avoir enfin réservé ce rendez-vous pour l’ouverture d’un compte bancaire ou le NIE, il peut être agréable de s’offrir un petit moment de détente : un café sur la plaza Concordia après une gestion à l’OAC de la plaza Comas ou encore la visite de la superbe bibliothèque Gabriel Garcia Marquez après l’obtention de son NIE ! Il faut se dire qu’il y a toujours une pépite à découvrir après chaque démarche administrative : on a testé pour vous ! 

Associer les tâches à quelque chose de plaisant peut changer complètement la perspective.

5. Demander de l’aide si nécessaire, surtout face aux barrières linguistiques

La langue peut être un véritable frein pour accomplir les démarches administratives en Espagne. Si l’espagnol (ou le catalan) n’est pas maîtrisé, il est facile de procrastiner face à des documents complexes. Il est donc important de ne pas hésiter à demander de l’aide. Cela peut être en sollicitant les conseils d’autres expatriés via des groupes locaux (merci les groupes whatsapp type « les bons plans de Barcelone », ou en faisant appel à un service de conciergerie pour expatriés (comme nous !) pour faciliter les démarches. Même sur des services ponctuels, cela permet de faire un pas de plus sans douter !
Payer pour avoir le conseil d’un avocat fiscaliste ou d’une expert en relocation, ce n’est pas « mal » et voire plutôt smart notamment si cela vous permet d’avoir des informations actualisées et personnalisées et surtout si cela vous détricote votre paquet de noeuds administratifs !
Un appel de 20 ou 45 min avec un expert en relocation ou conciergerie peut changer la donne … et hop un coup de palme du fond de la piscine pour ne plus être submergé … 

Cela permet de gagner du temps et de l’ARGENT (nous vous ferons un article sur le ROI d’un service de Relocation et de Conciergerie) et d’éviter de repousser encore et encore.

Nous partageons ces conseils mais n’hésitez pas à partager vos pratiques, vos outils pour lutter contre la procrastination administrative dans votre vie d’expatriés en Espagne !
Nous sommes friandes d’apprendre sur ce sujet ! 

Que la pieuvre soit avec vous !