Stagiaire en Espagne : Démarches essentielles pour une expérience légale et sereine

Ah, l’Espagne et son gros potentiel attractif … pour ses stages en entreprise ! Que tu sois étudiant en quête d’une première immersion professionnelle ou RH en train de naviguer dans les méandres administratifs, voici un guide clair et efficace pour bien comprendre les démarches à suivre lorsqu’un stagiaire européen débarque dans une entreprise espagnole en Espagne.

Dans cet article

1. Premier point : la durée du stage

Avant de plonger dans les démarches, il faut savoir si le stage dure moins de 3 mois ou plus de 3 mois. Pourquoi ? Parce que cela change quelques formalités !

  • Moins de 3 mois : Youpi ! Pas besoin de NIE (Numéro d’Identité d’Étranger), ni d’affiliation à la Sécurité sociale espagnole si le stage n’est pas rémunéré.
  • Plus de 3 mois : Là, il faudra obtenir un NIE et potentiellement selon les municipalités s’enregistrer au padrón municipal (une sorte de recensement local très utile pour certaines démarches).

2. Faut-il un NIE pour un stage en Espagne ?

e NIE est LE sésame administratif en Espagne, et sa nécessité dépend de la situation du stagiaire :

  • Stagiaire non rémunéré (ou avec simple indemnisation) : Le NIE n’est pas obligatoire mais peut être utile pour ouvrir un compte bancaire ou signer certains documents.
  • Stagiaire rémunéré avec un salaire : Le NIE devient obligatoire après 30 jours en contrat dans une entreprise (obligation côté employeur mais aspect pratique de relier son NIE à son NUSS pour notamment pour pouvoir à terme en fin de carrière pour réconcilier les droits à la retraite). Il est tout à fait possible de commencer un contrat de travail sans NIE. Le stagiaire devra se rendre au commissariat de police ou à l’Oficina de Extranjería

3. Numéro de Sécurité sociale espagnol (NUSS) et couverture santé

Là encore, tout dépend de la rémunération :

  • Pas de rémunération : Comme l’étudiant ne cotise pas, il n’y pas pas besoin d’affiliation à la Sécurité sociale espagnole
  • Indemnisation de stage (remboursement des frais, cartes de transport, …) : même cas de figure que précédemment. Il est vivement recommandé d’avoir la CEAM.
  • Stage rémunéré avec salaire : L’entreprise doit l’affilier à la Seguridad Social (inscription via le formulaire TA.1) et cotiser en conséquence. Dès lors que vous cotisez et que vous êtes enregistré à la mairie (« empadronamiento » ou « padron« ), vous pourrez alors demander à bénéficier de la couverture sanitaire publique.
  • Dans tous les cas, nous recommandons d’avoir la CEAM (Carte Européenne d’Assurance Maladie) notamment pour être couvert quoi qu’il arrive, éviter d’avoir à avancer des frais et éviter d’avoir des démarches à faire notamment si le stage même rémunéré est relativement court

4. Cas spécifique : le contrat VIE avec Business France

Les jeunes en Volontariat International en Entreprise (VIE) sont dans une situation à part. Leur employeur en France continue de gérer leur protection sociale, donc ils ne sont pas concernés par l’obligation des démarches de NIE ou d’affiliation à la Sécurité sociale espagnole. Un vrai plus pour simplifier l’arrivée en Espagne !

Néanmoins, car il y a toujours une nuance, comme les durées de contrats VIE sont relativement longues (entre 6 et 18 mois), pour des raisons pratiques (contrat de bail, abonnement internet, ouverture compte bancaire), ils pourront être contraints par la force des choses à faire une demande de NIE.

5. Logement et compte bancaire

Pour un séjour de plus de 3 mois, il est recommandé de s’inscrire au padrón municipal (à la mairie). Le recensement à la mairie est obligatoire (même s’il n’y a pas de pénalités si vous ne le faites pas).

Quant à l’ouverture d’un compte bancaire, ce n’est pas toujours obligatoire, mais certaines entreprises espagnoles exigent un compte local pour le versement du salaire. Dans ce cas, le NIE sera souvent demandé.

6. Conclusion : les étapes en un coup d’œil

Situation du stagiaire Obligation NIE Obligation NUSS CEAM suffisante ?
Stage < 3 mois, non rémunéré ❌ ❌ ✅
Stage < 3 mois, rémunéré ✅ ✅ ❌
Stage > 3 mois, non rémunéré 🔹 (recommandé) ❌ ✅
Stage > 3 mois, rémunéré ✅ ✅ ❌
Contrat VIE ❌ (recommandé) ❌ ✅

🔹 = optionnel, mais recommandé

Bref, rien d’insurmontable, mais autant s’y prendre à l’avance pour éviter le casse-tête administratif !

Si tu es étudiant, pense à bien vérifier avec ton entreprise d’accueil quelles démarches s’appliquent à toi. Et si tu es RH, assure-toi que tout est bien en place avant l’arrivée du stagiaire.

Contactez-nous pour avoir un NIE de manière efficace en quelques jours !

Bon stage en Espagne !