5 étapes à ne pas négliger pour récupérer sa caution finale en tant que locataire 

1° L’état des lieux, à encadrer dans votre contrat de location

L’état des lieux ou inventaire immobilier n’est pas réglementé au niveau juridique. Les articles 36 et 37 de la LAU (Ley de Arrendamientos Urbanos) précisent uniquement le concept de la caution (“fianza”) et de sa restitution (sujet que nous développerons dans un prochain article). Néanmoins même si l’état des lieux n’a pas un statut encadré légalement, il reste tout de même un support indispensable pour faire valoir le retour de la caution et du dépôt de garantie additionnel éventuel. Vous verrez rarement un propriétaire ou une agence vous proposer de faire un état des lieux. Certains joignent en annexe du contrat un reportage photographique en général succinct.

Aussi, comme on n’est jamais mieux servi que par soi-même, nous vous recommandons d’effectuer l’état des lieux par vous-même à votre arrivée et de faire préciser au niveau du contrat de location que le locataire communiquera dans un délai de 30 jours un rapport précisant un état des lieux ainsi que les imperfections ou dommages existants et/ou à réparer.

De cette façon, l’inventaire ou état des lieux sera annexé au contrat de bail et fera donc partie de la relation contractuelle en servant comme “preuve d’enregistrement de l’état, des meubles, et de tout autre bien se trouvant dans le logement”.

2° La réalisation minutieuse de l’état des lieux d’entrée

Pour éviter toute contestation du propriétaire, l’idéal est de réaliser votre état des lieux lorsque vous recevez les clés quand le logement est encore vide.

Vous faites le tour du logement et vous allez documenter tout ce qu’il y a dans l’appartement et les problèmes qui apparaissent : liste des meubles quand il y en a (marque, nombre, état), liste des appareils d’électroménager (état et bon fonctionnement), Murs et Sols (état). Vous testez les robinets, chasses d’eau, vérifiez l’état et le bon fonctionnement de l’électroménager et des appareils de climatisation, la bonne fermeture des portes, persiennes ou volets roulants.
Vous listez les trous existants ou les imperfections dans les murs et le sol pièce par pièce.

En parallèle, vous effectuez un reportage photographique et vidéo que vous organiserez par zone (cuisine, chambre principale, salle de bain 1, …) : en effet, c’est la condition pour que l’état des lieux soit efficace et opposable car rien ne ressemble plus à un mur blanc avec un trou qu’un autre mur blanc avec un trou …

Les clés, les télécommandes ou tout élément de domotique sont à comptabiliser dans l’état des lieux.

Une fois, le reportage initial global réalisé, cela n’empêche pas que vous puissiez continuer à relever et communiquer les éventuels petits soucis qui peuvent surgir à l’usage de l’appartement (des prises qui ne fonctionnent pas, le chauffage qui ne s’allume pas…).

En outre, en cas de perte ou de vol ou encore de dégât des eaux, l’inventaire facilite les relations avec les assureurs, en permettant une évaluation précise des pertes et une éventuelle indemnisation.

3° La communication avec l’agence ou le propriétaire

Vous pouvez envoyer votre état des lieux par email en joignant d’une part un document du type excel listant les dégâts existants et les réparations à effectuer par pièce et d’autre part un dossier compressé avec toutes les photos et vidéos répertoriées. Vous indiquez que vous communiquerez sous le délai indiqué dans le contrat le reste de l’état des lieux si vous détectez d’autres éléments.
Il est important d’être clair et précis notamment si vous avez identifié des éléments à réparer : par exemple, il faut indiquer la charnière de la porte (en bas à gauche) de la cuisine est sur le point de se rompre est à remplacer. Ou encore “il manque la clé de la boite aux lettres” (typique de l’état des lieux).

Si vous souhaitez obtenir des réparations, la communication doit rester objective et liste les points à réparer sans entrer dans une « exigence » qui ne sera pas appréciée côté propriétaire ou agence espagnole. Gardez en tête qu’il y a des points que vous pouvez obtenir de bonne foi, par exemple l’installation d’un pare-douche ou la réparation d’un robinet encrassé par le calcaire. En revanche, vous ne pourrez pas exiger l’installation de suspensions ou de repose-serviettes. Vous avez visité l’appartement avant de louer, vous pouvez demander les réparations nécessaires au bon usage de votre logement mais pas un changement de décoration ou un rajout d’éléments qui n’existaient pas au moment de la visite.

Si vous détectez de nouveaux éléments dans les 30 jours, joignez-les à l’état des lieux initial en complétant le tableau et en précisant par email les nouveaux items causant souci.

De manière générale, l’état des lieux d’entrée va permettre d’éviter les malentendus  entre locataire et propriétaire : Cela permet de clarifier dès le départ les éventuels problèmes ou dommages déjà présents dans le logement.

4° L’entretien du logement

Dans la vie au sein de votre lieu de vie, gardez la communication par email avec votre agence ou votre propriétaire : en effet vous avez l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais tout souci pouvant apparaître dans l’utilisation de votre logement. Il vaut mieux éviter de “cacher” ou “omettre” un problème ou un dégât pouvant apparaître lors de l’usage de votre logement. Il n’est pas utile de passer au burofax ou au recommandé, un email suffit. (Les Whatssap peuvent servir en cas de litige mais sont moins faciles à produire et moins “opposables”).

En tant que locataire, vous aurez l’obligation d’avoir un usage raisonnable et paisible de votre logement. Si vous apportez des modifications, vous aurez l’obligation de prévenir ou de demander l’autorisation au propriétaire : par exemple si vous souhaitez installer un “osmosis” ou une climatisation, les travaux y afférents vont créer des trous et donc il est indispensable de solliciter en amont l’accord du bailleur (même si au final cela va dans le sens de l’amélioration du logement). Il faut bien garder en tête que dans la plupart des cas, le propriétaire vous demandera de laisser le matériel installé à vos frais car son retrait laisserait un dommage irréversible et visible. Si vous souhaitez apporter de la couleur, il sera demandé de repeindre vers la couleur originale ou a minima en blanc (ce point est souvent précisé dans les contrats notamment quand l’appartement a été livré repeint à neuf). Si vous réalisez des trous, il sera obligatoire de les reboucher avant de partir. Il faut savoir que les trous irréversibles dans certains matériaux tels que le carrelage des cuisines et salles de bains, dans les boiseries, dans le marbre ne seront pas autorisés.

Si vous effectuez des dépenses d’entretien, nous vous recommandons de garder les factures et tickets de caisse, pas par vous les faire rembourser car l’entretien et la maintenance de l’appartement en Espagne sont à la charge du locataire, mais pour prouver que vous avez pris soin de l’appartement. De la même façon, si vous avez contracté de la maintenance pour la climatisation ou la chaudière, gardez les justificatifs afin de les montrer à la sortie. 

Notre conseil P&P : pour que l’entretien de votre appartement soit moins stressant, faites appel au service de bricolage de votre assurance habitation. Chaque année votre police d’assurance inclut une série d’interventions réalisées par un professionnel. Cela peut couvrir le changement des joints de la douche, réparation d’une plaque de marbre de votre cuisine, un interrupteur cassé, un coup de peinture sur une zone limitée, une clé cassée dans une serrure, etc

5° La sortie, une étape à ne pas négliger !

Lorsque vous avisez votre propriétaire de votre départ du logement (selon les conditions du préavis), nous vous recommandons de lui proposer de faire une visite du logement afin que vous puissiez voir ensemble les éléments à réparer ou à rendre en l’état avant votre départ (un flexible de douche à changer par exemple). En effet, quand le propriétaire se rend compte après votre départ qu’il a toute une liste de choses à réparer, cela peut le rendre moins prompt à rendre votre dépôt de garantie. Or si les choses ont été discutées en amont, si les deux parties sont de bonne foi, il n’y a pas de raison qu’il y ait une retenue sur une caution.

Ensuite, lors de votre départ, par “réciprocité des formes”, réalisez un reportage photographique des lieux vides avec des videos montrant la propreté du logement laissé ainsi que le bon fonctionnement de l’électroménager, relistez précisément l’inventaire du mobilier et envoyez le tout à l’agence et au propriétaire dès votre départ en même temps que vos dernières factures d’utilitaires (détail qu’appréciera l’agence qui a l’habitude de les réclamer et courir après les locataires pour faire les changements de titulaires des suministros).

À la fin du bail, le propriétaire doit prendre possession du bien dans un état similaire à son état initial en intégrant “l’usure normale du temps” : il tiendra compte de tous les éléments énumérés dans l’inventaire (sauf si un accord a été conclu avec le locataire, par exemple pour peindre les murs d’une autre couleur). En cas de différence, le propriétaire peut utiliser la caution pour couvrir les dommages ou les remplacements.

Nous recommandons toujours une bonne communication, une bonne foi et de ne pas vous mettre dans une position illégale. (Ne pas payer le dernier mois de loyer est par exemple une position illégale qui vous sera de facto défavorable en cas de litige. )

La restitution de la caution interviendra dans les 30 jours après votre départ.

En conclusion, l’état des lieux est une étape essentielle à ne pas négliger lors de la location d’un logement en Espagne.

Si vous souhaitez de la sérénité en étant accompagné, sachez que l’équipe de P&P sera ravie de vous aider dans la recherche d’appartement ou de maison et dans cette étape cruciale de l’état des lieux réalisé avec minutie et détail.

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